Steeds meer mensen hebben er last van dat zij door hun Inbox worden geleefd. Iedereen heeft haast en alles is even belangrijk. En de hoeveelheid e-mail neemt alleen maar toe. Binnen werktijd en daarbuiten. Bovendien hoef je niet meer achter je PC te zitten om je mail te checken, maar kun je dat onderweg op je smartphone of tablet doen. En dat doen we dan ook veelvuldig. Van een prettig en snel communicatiemiddel, lijkt e-mail te zijn ver-worden tot dwangmiddel waar niet aan valt te ontsnappen. In deze blog geven we je tips om weer baas te worden over je Inbox.
- Veel mensen bewaren alles wat zij ontvangen en gebruiken de Inbox als archief, actielijst of als middel om te bewaken dat anderen op tijd wat doen. Op deze manier loopt je Inbox vol en verlies je overzicht. Maak map-pen om relevante mails in te bewaren. Baseer deze mappen op je kerntaken. Weet je niet in welke map een mail thuishoort? Je kunt je dan afvragen of dat mailtje echt zo belangrijk is om door jou bewaard te worden.
- Voor onderwerpen of afzenders waarmee je regelmatig te maken heeft, kun je regels instellen. Het bericht wordt dan automatisch in de map bezorgd die je voor dit onderwerp hebt aangelegd.
- E-mail is post en kun je ook zo behandelen. Afhankelijk van je functie kun je in de meeste situaties volstaan met het 1 of 2x per dag in behandeling nemen van e-mail.
- Plan je “e-mail uur” in je agenda. Pas dan de principes “Doe het nu, beslis het nu” toe: e-mails met voor jouw functie relevante achtergrondinformatie archiveer je in één van je mappen, e-mails met kleine acties die echt bij je horen handel je meteen af en grotere acties uit een bericht verplaats je naar je agenda of takenlijst. Op deze wijze houd je dagelijks je Inbox opgeruimd.
- Mails die je verstuurt en waarop je antwoord verwacht, kun je bovenaan de dag in je agenda zetten of op je takenlijst met de status “wacht op antwoord”. Een map “wacht op antwoord” helpt ook. Geef een duidelijke boodschap, benoem een duidelijke actie en vergeet niet om ook duidelijk aan te geven wanneer je antwoord/actie verwacht.
- Zet de melding (geluid of pop-up) dat er een nieuw bericht is, uit. Zo kom je niet in de verleiding om bij elk nieuw bericht meteen te kijken. Laat de melding alleen aan in de uitzonderlijke situatie dat je een belangrijk bericht verwacht waarop je meteen actie moet ondernemen.
- Spreek een realistische reactiesnelheid met elkaar af. Het is niet reëel om te verwachten dat ieder bericht dat je verstuurt binnen een uur wordt behandeld. Als je dat wel van elkaar verwacht, dan kun je niet anders dan de gehele dag door je Inbox checken. En juist dat maakt je dag zo onrustig en zorgt ervoor dat je zo versnipperd bezig bent.
- E-mail is dus niet geschikt om afspraken op het laatste moment af te zeggen of juist op heel korte termijn mensen bij elkaar te roepen. Heb je een spoedvraag of is er sprake van een crisis: mail dan niet, maar pak te telefoon of loop even bij je collega langs. Bij uitzondering kun je iemand er ook per telefoon op attenderen dat je aan hem/haar een e-mail hebt gestuurd waarop meteen gereageerd dient te worden.
- E-mail is geen vervanging van de telefoon of persoonlijk overleg. Indien communicatie alleen of grotendeels via e-mail verloopt, “verschraalt” je contact met collega’s. Gebruik e-mail dus niet alsof je iemand aan de telefoon hebt of tegenover iemand zit. Ofwel: doe niet aan “vraag en antwoord” door elkaar steeds over en weer een e-mail te sturen. En zet e-mail niet in bij meningsverschillen en discussies.
- Schrijf slechts één onderwerp per bericht en vul altijd de onderwerpregel in. Hierdoor kan de ontvanger het bericht makkelijker archiveren of inplannen. Geef in de onderwerpregel ook duidelijk aan wat je vraag is of welke actie je van de ontvanger verwacht. Geef eventueel ook aan hoeveel leestijd nodig is.
- Indien de verzender vergeten is om een onderwerpregel in te vullen, vul deze dan zelf in. Of pas een onderwerpregel aan. Zo vind je in je mappen het bericht makkelijker terug. Let er bij het beantwoorden van een bericht op, dat je steeds het onderwerp aanpast: welke informatie bevat het bericht nú? Dus geen FW’s met steeds dezelfde onderwerpregel!
- Lees je bericht na voordat je het verstuurt. Controleer op inhoud, typefouten, toon en taalgebruik.
- Maak meerdere digitale handtekeningen aan, bijv. één voor formele en één voor informele berichten. Je kunt heel makkelijk tussen deze handtekeningen wisselen.
- Maak bij het verzenden van een bericht een duidelijk onderscheid tussen de persoon aan wie je het bericht verstuurt en van wie je dus daadwerkelijk een actie verwacht en de perso(o)n(en) die het bericht slechts ter informatie (CC) ontvangen.
- Ga kritisch om met het verzenden van CC’s: deze zijn niet bedoeld om je “in te dekken”! Het veroorzaakt onnodige irritatie bij collega’s en vervuilt hun Inbox. Vraag je steeds goed af wie de e-mail echt als achter-grondinformatie nodig heeft (need-to-know basis).
- Als iemand een vraag aan jou en andere collega’s stelt, reply dan niet aan iedereen, maar alleen aan degene die de vraag stelt. Zo voortkom je dat iedereen weer op elkaar gaat reageren.
- Hou rekening met een realistische leestijd voor de ontvanger. Spreek voor elke vergadering een deadline af wanneer te behandelen/lezen documenten in het bezit moeten zijn van de deelnemers. Dus ook een e-mail met vergaderstukken moet tijdig binnen deze deadline worden verzonden.
- Indien informatie voor meerdere collega’s van belang is, hoef je de e-mail incl. bijlage niet aan iedere medewerker afzonderlijk te versturen. Je kunt informatie bijvoorbeeld publiceren op intranet, Dropbox of in een gemeenschappelijk archief.
- Indien je langere tijd niet in de gelegenheid bent om je e-mails in behandeling te nemen (bijv. i.v.m. vakantie), zet dan je afwezigheidsassistent aan. Plan op de dag na je vakantie/afwezigheid voldoende tijd in om je e-mail te behandelen. Anders houd je dagenlang een achterstand.
- Ook social media zijn tijdvreters als je daar niet kritisch mee omgaat. Beslis welke sociale media je wil gebruiken. Spreek met je collega’s af welke communicatiemiddelen je waarvoor gebruikt en waar welke informatie wordt bewaard. Beperk ook het communiceren via social media tot een aantal keren per dag en manage ook hier de verwachtingen van je collega’s.
Meer weten?
In onze efficiency trainingen besteden we aandacht aan álle aspecten van efficiënt werken en slimmer werken met Outlook. Neem contact met ons op via het contactformulier. Of bel ons voor een afspraak: 06 – 16.37.00.77.
