Vakantie betekent ‘vrij van verplichtingen’. En dat is meteen het probleem: bij veel mensen gaan de verplichtingen – al is het maar in het hoofd of via het dagelijks toch even de mail checken – gewoon mee op vakantie. Terwijl het juist zo goed is om die verplichtingen achter je te laten, even helemaal bij te komen en de accu weer op te laden. Om volop te genieten van je vakantie. Dat lukt alleen maar als je vertrekt met het geruste gevoel dat je alles goed geregeld hebt.
Disclaimer
- De tips in deze blog zijn niet bestemd voor mensen die tijdens hun vakantie wél willen blijven mailen, bellen en whatsappen met collega’s, klanten of leveranciers onder het motto ‘niet omdat het moet, maar omdat ik niet anders kan en wil’.
- De tips in deze blog zijn ook niet bestemd voor mensen die voor, tijdens en na hun vakantie alles gewoon nemen zoals het komt en gaan waar de wind hen waait.
- Het toepassen van deze tips kan voor hen ongewenste bijwerkingen hebben.
Voorkom een ‘post-vakantie-depressie’
Herken je dat? Net terug van vakantie en het is alsof je nooit bent weggeweest:
- je Inbox puilt uit met honderden e-mails
- in je eerste week staan er al weer 6 vergaderingen in je agenda
- collega’s die iets hadden moeten doen, blijken dat niet gedaan te hebben
- … en zijn nu (uiteraard) zelf op vakantie zodat jij het alsnog moet oplossen
Problemen voorkomen kost minder tijd dan problemen oplossen
Je kunt voordat je op vakantie gaat een aantal maatregelen nemen die ervoor zorgen dat je bij terugkomst niet meteen weer je koffers wilt gaan pakken.
Voordat je weggaat
- Begin 1-2 weken voordat je vertrekt met je voorbereiding zodat niet alles op de laatste vrijdagmiddag aankomt.
- Werk losse eindjes zoveel mogelijk weg en plan de rest voor na je vakantie.
- Draag lopende zaken een week voordat je vertrekt zoveel mogelijk over aan een collega, bij voorkeur met een beknopt overdrachtsdocument waarin je benoemt:
- de belangrijkste aandachtspunten/beslismomenten
- waar relevante informatie te vinden is
- wie er direct betrokken zijn, met hun contactgegevens
- naar wie – indien nodig – geëscaleerd kan worden
- Plan vóór je vakantie ook meteen een afspraak ná je vakantie met die collega om zaken weer terug overgedragen te krijgen.
Na je vakantie
- Plan vóór je vakantie alvast een afspraak met jezelf op de eerste werkdag na je vakantie.
- Neem hier ruim de tijd voor, minstens een halve dag.
- Markeer deze afspraak zodanig dat niemand het in zijn hoofd haalt om er iets anders voor in de plaats te willen afspreken.
- Gebruik die tijd om je e-mails te behandelen, bij te praten en ook om je planning en prioriteiten voor de komende dagen bij te werken.
Laat weten dat je op vakantie bent
Stel een Out-of-office-reply in voor de periode dat je weg bent.
- Geef in de boodschap aan wanneer je weer kunt reageren op e-mails.
- Vermeld eventueel de contactgegevens van de collega die je waarneemt.
- Sta even stil bij de toon van je boodschap:
- Met teksten als “uw e-mail wordt niet gelezen en niet doorgestuurd” maak je geen vrienden.
- Maak in plaats daarvan een tekst zoals je zelf toegesproken wil worden.
- Je kunt voor externe relaties en collega’s de toon en inhoud van je boodschap aanpassen.
Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:
Een collega machtigen om je e-mail te monitoren
Verwacht je tijdens je vakantie e-mails waarop actie moet worden genomen? Dan kun je een collega machtigen om je e-mail te bekijken. Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:
Vakantietips voor thuis
Voor jouw gemak hieronder nog wat handige tips om ook thuis de zaakjes snel en efficiënt te regelen voordat je op vakantie gaat:
- Vrijwel elk dagblad biedt via zijn website de mogelijkheid om de bezorging tijdens je vakantie tijdelijk stop te zetten. Want je gaat toch niet echt de kranten van 3 weken “bijlezen”?
- Post.nl biedt op haar website een handige bewaarservice aan: al je post wordt dan in één keer bezorgd op de eerste werkdag na je vakantie.
- Een checklist voor wat je wilt meenemen vind je op www.meenemen.nl. Je kunt op alfabet kiezen, maar ook een maatwerk bagagelijst samenstellen, zelfs per soort vakantie.
- Mobiel bellen is vaak duur vanuit het buitenland. Op www.vakantiebellen.com vind je kostenbesparende tips.
- Een hulpje voor het omrekenen van valuta vind je op www.gwktravelex.nl
- Voor een aantal landen heb je een visum nodig. Procedures, kosten en doorlooptijden verschillen per land. Kijk op www.visum.nl hoe het zit.
Misschien wel het moeilijkste
- Weersta de verleiding om tijdens je vakantie zakelijke mail te bekijken of zakelijke voicemails af te luisteren.
- Trek de deur van je kantoor mentaal even helemaal dicht.
- Stel het moment van het ophalen van je zakelijke mail uit tot de eerste dag dat je weer aan het werk gaat.