Nieuwe technologieën en veranderingen in de maatschappij hebben grote gevolgen voor de inrichting en werkwijze van organisaties. Het Nieuwe Werken (HNW) is een fascinerend proces en een serieuze vernieuwing in onze manier van werken en hoe wij daarover denken. Want flexibel qua werkplek, qua werktijden en bijna zelfs qua werk.
HNW mag rekenen op groot enthousiasme. Bij diverse ministeries en gemeenten maar ook bij overheidsdiensten zoals de Belastingdienst is de invoering al in volle gang. En maken tal van bedrijven, vooral in de zakelijke dienstverlening, financiële dienstverlening, ict en telecom nog veel meer haast. Ook Missing Link is druk bezig om de invoering van HNW bij onze relaties te ondersteunen.
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Het kernidee van Het Nieuwe Werken is naast kostenbesparing om de medewerkers o.a. ruimte te bieden voor hun eigen manier van werken en een aantrekkelijke balans te vinden tussen werk en privé. Deze ruimte wordt geboden binnen duidelijke resultaatafspraken. Goed functionerende medewerkers maken een onderneming productiever en succesvoller. Het helpt bovendien om medewerkers te behouden en om nieuwe werknemers aan te trekken.
HNW biedt heel wat uitdagingen, kansen en evenveel afbreukrisico’s. Bijvoorbeeld voor managers. Want hoe houd je bijvoorbeeld zicht op je mensen als ze niet meer achter een bureau binnen jouw gezichtsveld zitten en je ze niet meer dagelijks een keer of wat tegenkomt? En hoe houd je zicht op hun welzijn? Nieuwe en andere resultaatafspraken zijn nodig, net als andere randvoorwaarden. Er zal op een andere manier gestuurd moeten worden op output. En er zullen nog duidelijkere afspraken moeten worden gemaakt over de communicatie, zoals bijv. bereikbaarheid, verwachtte reactiesnelheid bij e-mail enz.
Verantwoord omgaan met vrijheid
Managers zullen eraan moeten wennen dat de werkwijze van hun medewerkers verandert. Het worden eigenlijk allemaal kleine zelfstandige ondernemers met hun eigen verantwoordelijkheden. Die anders en groter zijn dan in de oude situatie. Dat vraagt wederzijds om een totaal andere manier van communiceren, plannen en reageren. Het is loslaten van het oude en je weg vinden in het nieuwe.
Voor de medewerkers verandert er eigenlijk nog veel meer. Meer vrijheid van gaan en staan, betekent allerminst meer vrijblijvendheid. Het gaat nu meer dan ooit om aantoonbare productiviteit, efficiënt plannen en slim omgaan met je agenda. Het gebeurt dan ook regelmatig dat mensen in de valkuilen van de verwachte vrijheid struikelen. Bijvoorbeeld omdat ze toch te weinig zicht blijken hebben op welk resultaat er wanneer van ze verwacht wordt en wat ze daarvoor moeten doen. Wanneer medewerkers en managers SMART doelen stellen en daarover SMART afspraken maken met elkaar, dan kan veel ergernis voorkomen worden.
Missing Link en HNW
Bij Missing Link ondersteunen we al langere tijd organisaties die HNW invoeren. Dat doen we uiteraard graag, want onze uitdaging is om mensen te helpen om in iedere werksituatie efficiënt en “in control” te kunnen zijn. Zo hebben we medewerkers van het ministerie van LNV getraind en helpen we nu medewerkers van de Faculteit Rechten van de VU bij de omslag naar HNW. Samen met de mensen daar ervaren we dat als een boeiend traject. De faculteit wil toewerken naar een clean desk beleid, minder papier en een optimale benutting van de kantoorruimte. En dat laat zich voor medewerkers weer vertalen in een efficiënte werkplekorganisatie, gestructureerd informatiebeheer, planmatig werken en uiteraard rekening houden met elkaar.
Eerst schoon schip en dan HNW
- Fase 1: Als voorbereiding op HNW is het handig om archieven en e-mailboxen op te schonen en te ordenen en om kasten, bureaus en ladeblokken op te ruimen. Idealiter vindt deze opruimactie nog in de huidige werkomgeving plaats en maakt iedereen een “schone” start in de nieuwe werksituatie.
- Fase 2: De huidige wijze van werken en samenwerken wordt tegen het licht gehouden en bespreekbaar gemaakt. Medewerkers en leidinggevenden vertalen dit samen naar spelregels binnen HNW. Nieuwe routines ontstaan en worden na enige tijd geëvalueerd.
- Fase 3: De invoering van HNW wordt ondersteund met een praktische training Opgeruimd Werken en Plannen en Prioriteiten stellen inclusief tips&tricks voor efficiënt werken met Outlook, GroupWise of Lotus Notes.
Modulair trainingsaanbod
Om de trainingsdoelstellingen bij de overgang van een traditioneel kantoor naar een flexwerkomgeving te kunnen realiseren, biedt Missing Link een modulair trainingsprogramma aan.
Individuele coaching op de werkplek helpt om de theorie direct naar de praktijk van iedere deelnemer te vertalen. En die is voor iedereen net weer even anders. Deelnemers kunnen voorafgaand aan de training de voorbereidende online efficiency test doen waarin de onderwerpen uit de training aan bod komen.
Wil je meer weten over onze training Het Nieuwe Werken? Klik hier!
