Categorie: E-mail tips

Managers en ICT-professionals besteden 8 uur per week aan e-mail

  1. E-mailen, telefoneren, sms-en: het lijkt wel of we niet meer zonder kunnen. Ooit was er een tijd dat éénmaal per dag de postbode kwam. We lazen de brieven en konden de rest van de dag aan ons werk besteden. Tegenwoordig ontvangen en versturen werknemers elk moment van de dag informatie met hun PC, mobiel of Blackberry. Dat maakt ons een stuk efficiënter denken we, maar is dat nu echt zo?

50% van de tijd “online'”

In de ICT-barometer 2007 beschrijft Ernst & Young hoeveel tijd managers en ict-professionals op het werk besteden aan telecommunicatie. De ondervraagden surfen per week gemiddeld 4,7 uur op internet, e-mailen 8,0 uur en hun telefoon hebben ze gemiddeld 6,1 uur aan hun oor. Het grootste deel van deze communicatie mag dan voor werkdoeleinden zijn, in totaal kost mail, telefoon en internet 18,8 uur ofwel de helft van de werkweek.

Verslaafd aan informatie

“Werknemers laten zich vaak en graag onderbreken door e-mail en telefoon” en “Het IQ van mensen die vaak worden verstoord daalt sterker dan van mensen die geregeld stoned zijn”. Dat zijn twee van de uitkomsten van het onderzoek dat de Britse psychiater Glenn Wilson heeft uigevoerd in opdracht van computergigant Hewlett-Packard. In het onderzoek kregen deelnemers tekstberichten toegestuurd terwijl ze ook opdrachten en vragen kregen. De testpersonen bleken het niet te kunnen laten om ook de berichten te openen. Nog opvallender was het dat het IQ van deze personen onder invloed van de storende e-mails met tien punten daalde. Volgens het onderzoek is één op de vijf werknemers blij met onderbrekingen door e-mail en telefoon. Het onderzoek van Wilson spreekt zelfs van “info-manie”: de onbedwingbare drang naar informatie via (tele) communicatie. Mensen lijken verslaafd aan hun e-mail en telefoon. Van de 1100 personen die Glenn Wilson ondervroeg voor zijn onderzoek, gaf meer dan de helft toe direct op een e-mail te reageren. Meer dan een vijfde zei er zelfs een vergadering voor te onderbreken. Ook in Nederland bestaat deze e-mail afhankelijkheid. Uit een recent onderzoek van Management Team blijkt dat het merendeel van de Nederlandse managers de dag niet doorkomt zonder het lezen van binnengekomen e-mails.

Blij met de onderbrekingen

Maar komen we nog wel toe aan het echte werk? Niet iedereen is opgewassen tegen de druk van telefonie en e-mail en de gemiddelde werknemer onderneemt vaak geen actie tegen de telefoon- en mailterreur. Hij vindt het veel te fijn om voortdurend te worden lastiggevallen. Een op de vijf werknemers zegt blij te worden als hij door e-mail of telefoon wordt onderbroken tijdens een gesprek. Ruim de helft van de werknemers zou “verslaafd” zijn aan het controleren van mail buiten kantooruren. Adviesbureau Basex uit Amerika berekende dat werknemers gemiddeld elf keer per uur worden gestoord. Dat kost het Amerikaanse bedrijfsleven jaarlijks 558 miljard dollar (454 miljard euro).

Fred Zijlstra, hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie aan de Universiteit van Maastricht, heeft onderzocht hoe mensen reageren als ze veel worden gestoord tijdens hun werk. “Hoe ingewikkelder je werk, hoe lastiger het is om weer verder te gaan en hoe langer het duurt om van de verstoring te herstellen.” Of alle telecommunicatie echt storend is, ligt wel aan de aard van je werk, legt hij uit: “in sommige beroepen is communicatie een belangrijk onderdeel van het werk. Maar als het hoofdbestanddeel van je beroep bestaat uit het schrijven van artikelen, dan kan deze communicatie wel echt een onderbreking zijn.”

Je concentratie terugvinden kost tijd

Hij kan zich vinden in de uitkomst van het onderzoek van Glenn Wilson, maar plaatst ook een kanttekening. “Binnengekomen berichten en de telefoons die rinkelen, zorgen voor een onderbreking van je werk. Ze storen in een doorlopende gedachtegang, het breekt de concentratie. Vervolgens kost het tijd om weer terug te keren naar die denkstroom. Dat daardoor de testen in het Britse onderzoek slechter gemaakt werden kan heel goed. Maar het is onjuist te zeggen dat het IQ van de proefpersonen ook lager ligt.”

Zijlstra wijst daarnaast op een ander probleem: “Mensen die vaak worden gestoord, blijken meestal alsnog op tijd klaar te zijn met hun taak. Hun hoofdactiviteiten weten zij daarbij wel te doen, maar ze bezuinigen op ondersteunende activiteiten. Denk daarbij aan het controleren of er wel papier in de printer zit, of aan het zeker weten dat je wel het juiste bestand verstuurt. Door minder zorgvuldig te zijn, kan er ook meer misgaan. En wanneer dingen misgaan, is er meer kans op stress.”

Zet je telefoon en je e-mail eens uit. “Met deze kennis lijken de zegeningen van de moderne technologie dus erg verraderlijk: niet alleen ben je je halve dag eraan kwijt, ook wordt je concentratie minder en neemt de stress toe”. Het woord verslaving neemt Zijlstra niet in de mond. Wel geeft hij aan dat zeker de telefoon een zeer indringend medium is. “Mensen laten een telefoon vaak niet lopen; zelfs onder het eten nemen ze nog op. Ook voor e-mail geldt dit eigenlijk. Als iemand weet dat er een nieuw bericht is denkt hij toch: “even kijken wat het is.”

Zijlstra raadt aan een “natuurlijk rustpunt” te zoeken om je mail te checken, bijvoorbeeld direct wanneer je de ene taak af hebt en nog niet aan de volgende begonnen bent. En wanneer het net lekker gaat met je werk, kan je misschien zelfs de telefoon uitzetten of naast de haak te leggen.

Bronnen: De Volkskrant, Spits, Monsterboard Carrièrecentrum


In de efficiency trainingen van Missing Link leer je o.a. hoe je kunt voorkomen dat de informatie “overload” je werkdag domineert. Ook verzorgt Missing Link een training Slimmer werken met Outlook die je leert hoe je de tijdsbesparende functies in Outlook kunt toepassen.

E-mail behandelen: 5e meest vervelende managementtaak

E-mailverkeer in een zakelijke omgeving lijkt zich steeds meer te ontwikkelen tot tijdvreter nummer 1 en steeds minder te voldoen als efficiënt communicatiemiddel zoals het oorspronkelijk bedoeld was. Omdat het zó gemakkelijk is, overladen we elkaar ermee. Met als gevolg dat het ons dagelijks teveel tijd kost en de nodige irritatie oplevert. Uit de dagelijkse trainingspraktijk van Missing Link blijkt dat het veel managers en medewerkers simpelweg ontbreekt aan voldoende basiskennis over de slimme mogelijkheden van programma’s zoals Outlook, GroupWise en LotusNotes. Hierdoor blijven er vele kansen om efficiënter en effectiever te werken met deze programma’s onbenut. Combineer de onvoldoende kennis met de exponentiële toename in de hoeveelheid email die we elkaar “aandoen” en de wijze waarop we ons laten “leiden” door e-mail en de contouren van het probleem worden duidelijk.

Volgens een online onderzoek van Management Team staat Post en e-mailbehandeling inmiddels op de vijfde plaats van meest vervelende managementtaken na Reizen in binnen- en buitenland, Mediarelaties en Boekhoudkundige werkzaamheden.

Al eerder stelde Guus Pijpers in zijn proefschrift “Senior executives use of information technology” vast dat het in de top van het bedrijfsleven maar matig gesteld is met de IT-vaardigheden van managers. Hij ondervroeg 87 topmanagers van 21 multinationale ondernemingen. Een paar voorbeelden: een manager die 1400 mailtjes in haar inbox heeft en niet weet hoe de berichten na lezing te selecteren, op te slaan of weg te gooien. En de manager die alle e-mail laat uitprinten door de secretaresse, de uitgeprinte mails leest, corrigeert of beantwoordt met pen en vervolgens de secretaresse laat terugmailen.

Het gezaghebbende dagblad The Guardian noemt zelfs nog verdergaande gevolgen van een verkeerd emailgebruik naar aanleiding van een onderzoek door TNS Research in opdracht van Hewlett Packard. Daaruit komt naar voren dat het probleem niet zozeer in de e-mail zelf zit, maar vooral in de voortdurende verstoringen in het werkproces, die nadelig zijn voor de productiviteit en enorm afleiden.

Enkele uitkomsten die herkenbaar zijn en juist daarom tot nadenken stemmen:

  • Ruim 60% van de werkers checkt zijn zakelijke email ook buiten werktijd en zelfs tijdens vakantie.
  • 50% voelt zich genoodzaakt binnen 1 uur te reageren op iedere binnenkomende e-mail.
  • 20% onderbreekt een vergadering of andere bijeenkomst om te antwoorden op een e-mail.
  • 90% vindt dit onbeleefd, maar 30% ziet het toch ook als blijk van toewijding en efficiency.

Dat dit een ongedisciplineerde, ad hoc werkwijze zonder focus oplevert , mag duidelijk zijn. Evenzeer dat de kwaliteit van het werk hierdoor gevaar loopt. Maar wat te denken van gevoelens van uitputting, stress en te hoge werkdruk die door dit gedrag veroorzaakt worden? Bovengenoemde verschijnselen treffen we vaak aan bij de start van onze efficiency training, vergezeld van een machteloos “zo gaat het nu eenmaal”.

Het overstelpende aanbod van e-mail is inderdaad een harde realiteit waar we niet omheen kunnen, maar waar we wel op een veel verstandiger manier mee kunnen leren omgaan. Wie Missing Link kent, weet dat wij in onze trainingen de cursisten veel praktische adviezen over een efficiënter en effectiever gebruik van e-mail geven om het email-leed te bestrijden.

Wil je meer weten over hoe Missing Link uw organisatie zou kunnen helpen? Neem gerust contact met ons op.

Missing Link helpt bij ontwikkelen E-mail Bedrijfsprotocol

Vaak zijn er binnen organisaties geen duidelijke afspraken over het gebruik van e-mail: in welk geval stuur je een e-mail, moet je iets doen als iemand je cc’t, wie stuur je een cc en wie niet, hoe ga je om met fun-mail, binnen hoeveel tijd wordt je geacht te reageren op een e-mail van een externe relatie en hoe zit dat met interne mails enz. enz. Vaak geven individuele medewerkers hun eigen antwoorden op deze vragen en ontbreekt het vanuit de organisatie aan een duidelijke richtlijn en duidelijke “spelregels”.

Missing Link kan je adviseren bij het ontwikkelen en introduceren van een op maat gesneden E-mail Bedrijfsprotocol. Interesse? Neem dan gerust contact met ons op.