Categorie: Outlook tips

Met een up-to-date takenlijst niets meer vergeten

Geplaatst op Outlook tips,Time management tips Plaats een reactie   | 0 reacties
De Microsoft Outlook takenlijst is een praktisch hulpmiddel om je werkvoorraad te managen en om in een gesprek met je leidinggevende je werkvoorraad inzichtelijk te maken en de prioriteiten te bespreken.

Zo kun je door elke actie onder te brengen in een categorie je werkzaamheden indelen naar bijvoorbeeld project, werkproces of kerntaak. Ook kun je de acties indelen op status: welke acties moet je het zelf doen en bij welke acties wacht je op iemand anders. Door een deadline toe te kennen en het aantal uren in te schatten dat nodig is om de actie uit te voeren kun je een planning maken en inzicht krijgen in je belasting voor de komende periode.

In deze blog krijg je onze tips om je takenlijst in te richten tot een handig efficiency dashboard.
Lees verder →

20 tips om je e-mail effectiever af te handelen

Geplaatst op Outlook tips,Time management tips, Plaats een reactie   | 0 reacties
Steeds meer mensen hebben er last van dat zij door hun Inbox worden geleefd. Iedereen heeft haast en alles is even belangrijk. En de hoeveelheid e-mail neemt alleen maar toe. Binnen werktijd en daarbuiten. Bovendien hoef je niet meer achter je PC te zitten om je mail te checken, maar kun je dat onderweg op je smartphone of tablet doen. En dat doen we dan ook veelvuldig. Van een prettig en snel communicatiemiddel, lijkt e-mail te zijn ver-worden tot dwangmiddel waar niet aan valt te ontsnappen. In deze blog geven we je tips om weer baas te worden over je Inbox.

Lees verder →

Microsoft Outlook Snelle Stappen

Geplaatst op Outlook tips 1 Comment   | 1 reactie

De “Snelle Stappen” in Outlook zijn heel handig en gaan je veel tijd besparen. Hiermee kun je je Postvak IN  snel en eenvoudig opruimen door in 1 klik:

  • een e-mail naar een map te verplaatsen
  • een e-mail naar je Takenlijst of Agenda te kopiëren of te verplaatsen
  • een e-mail naar een collega of naar een groep collega’s door te sturen

Download de Outlook tips   ⇒ ⇒ ⇒ ⇒

In deze white paper laten we je zien hoe je snel en eenvoudig:

  • een Out-of-Office reply instelt
  • de E-mail alerts uitschakelt om rustiger te kunnen werken
  • met “Snelle stappen” je Inbox overzichtelijk kunt houden

Hoe kunnen we je helpen?

Wil je minder last hebben van de waan van de dag? Beter toekomen aan wat voor jou echt belangrijk is? Wil je een lege Inbox, een agenda met “lucht” een overzichtelijke to-do lijst en rust in je hoofd?

Voor onze in-company time management trainingen op je eigen werkplek, klik hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 06 – 16.37.00.77. We geven je graag advies.

Disclaimer
Missing Link is niet verantwoordelijk voor welke gevolgen dan ook van het gebruik van de hier beschreven informatie. Neem bij vragen contact op met de systeembeheerder of IT-verantwoordelijke binnen je organisatie.

Voorkom een volle Inbox na je vakantie

Geplaatst op E-mail tips,Outlook tips, Plaats een reactie   | 0 reacties

reddingsboei2Jeherkent het vast wel. Na een fijne vakantie ben je dagenlang bezig om de e-mail te verwerken. Dat kost veel tijd. Bovendien zijn veel berichten niet meer actueel. Problemen zijn bijvoorbeeld intussen al opgelost of achterhaald. Er zijn een aantal mogelijkheden om te voorkomen dat je na je vakantie weer zwemt, maar dan in een zee van e-mails.

1. Stel een Out-of-office reply (Afwezigheidsassistent) in

Je kunt in de meldtekst bijvoorbeeld de volgende tekst opnemen: “Ik ben vanaf 15 juli tot en met 8 augustus op vakantie. Heeft u een dringende vraag? Stuur dan uw bericht opnieuw naar de heer P.I. Neut, die mij vervangt. Alle mail die ik tijdens mijn vakantie heb ontvangen, wordt door mij niet in behandeling genomen. Mocht u mij een bericht hebben gestuurd waarvan u vindt dat ik het echt moet zien, dan verzoek ik u vriendelijk deze na 8 augustus opnieuw te versturen”.

Je werpt hiermee een e-mail drempel op, omdat je de omgeving vraagt een extra inspanning te doen. Als dat echt nodig is, dan doet men dit heus wel.

Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

 2. Stel Regels in.

  • Je kunt een regel instellen met de tekst “Alle e-mail wordt doorgestuurd naar mijn collega die mij tijdens mijn afwezigheid vervangt”. Het is natuurlijk dan wel van belang dat je met je collega afspreekt wat je van hem/haar verwacht. Je kunt bijvoorbeeld een map aanmaken waarin je collega alle mail plaatst die hij/haar heeft afgehandeld. Je moet je collega natuurlijk hiervoor wel machtigen. Je kunt de regel ook een aantal dagen vóór het einde van je vakantie laten eindigen. Dan heb je alleen de actuele berichten in je brievenbus.
  • Je kunt ook als regel instellen dat alle mail automatisch wordt opgevangen in een speciale map Vakantiepost die je hebt aangemaakt. Schakel daarnaast de Afwezigheidsassistent in en meldt dat je pas na een bepaalde datum je e-mail gaat behandelen. Vraag eventueel dringende boodschappen opnieuw te versturen. Je merkt dan vanzelf hoe belangrijk het bericht was!

Klik hier voor stap-voor-stap instructies voor het instellen van Regels in Outlook .

3. Machtig een collega om je e-mail te monitoren

Je kunt ook een collega machtigen om je mail in de gaten te houden tijdens je vakantie. Hoe ging dat ook alweer? Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:

E-mail alerts uitzetten in Outlook om rustiger te kunnen werken

Geplaatst op Outlook tips Plaats een reactie   | 0 reacties

In plaats van elke e-mail direct te lezen of er direct op te reageren, kun je ook eens proberen 2 of 3 momenten op de dag te kiezen waarop je je e-mails afhandelt. Het leidt af als je tussendoor dan steeds bij elke nieuwe e-mail een geluid hoort of een envelop op je scherm krijgt. Onwillekeurig ga je dan toch even snel kijken. Eerste stap is dan ook het uitzetten van het “e-mail piepje” en andere e-mail alerts. Dat geeft veel rust en je werkt zo met meer focus.

Download de Outlook tips   ⇒ ⇒ ⇒ ⇒

In deze white paper laten we je zien hoe je snel en eenvoudig:

  • een Out-of-Office reply instelt
  • de E-mail alerts uitschakelt om rustiger te kunnen werken
  • met “Snelle stappen” je Inbox overzichtelijk kunt houden

Hoe kunnen we je helpen?

Wil je minder last hebben van de waan van de dag? Beter toekomen aan wat voor jou echt belangrijk is? Wil je een lege Inbox, een agenda met “lucht” een overzichtelijke to-do lijst en rust in je hoofd?

Wil je meer weten over onze in-company time management trainingen op je eigen werkplek, klik hier.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 06 – 16.37.00.77. We geven je graag advies.

Disclaimer
Missing Link is niet verantwoordelijk voor welke gevolgen dan ook van het gebruik van de hier beschreven informatie. Neem bij vragen contact op met de systeembeheerder of IT-verantwoordelijke binnen je organisatie.

Regels instellen in Outlook

Geplaatst op Outlook tips Plaats een reactie   | 0 reacties

Instellen Regels in Outlook om e-mails door te sturen

  • Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Verplaatsen op Regels, Regels en waarschuwingen beheren
  • Kies Nieuwe regel
  • Kies bij Stap 1: selecteer een Sjabloon voor Beginnen met een lege regel, Regel toepassen op berichten die ik ontvang
  • Klik op Volgende
  • Kies bij Stap 1: selecteer één of meerdere voorwaarden voor Met mijn naam in het vak aan of CC 
  • Klik op Volgende
  • Kies bij Stap 1: selecteer één of meerdere acties bijv. Stuur het bericht door naar een persoon of openbare groep
  • Selecteer bij Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel de naam aan wie u het bericht wilt doorsturen en klik op OK
  • Klik op Volgende en vul eventueel uitzonderingen in
  • Geef de regel een naam in Stap 1: geef een naam op voor deze regel en vink bij Stap 2: stel opties voor de regel in de optie aan Schakel deze regel in
  • klik op Voltooien

Toepassen in jouw praktijk?

Tijdens onze time management trainingen leer je hoe je deze (en vele andere) tips om slimmer te werken in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Met direct resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan meer informatie aan.

Disclaimer
Missing Link is niet verantwoordelijk voor welke gevolgen dan ook van het gebruik van de hier beschreven informatie. Neem bij vragen contact op met de systeembeheerder of IT-verantwoordelijke binnen uw organisatie.

Een machtiging instellen in Outlook

Geplaatst op Outlook tips Plaats een reactie   | 0 reacties

Je kunt machtigingen via Outlook alleen instellen indien je gebruik maakt van Microsoft Exchange Server. Dat is meestal het geval als je je mail binnenhaalt via het bedrijfsnetwerk. Of dat bij jou ook zo is, kun je controleren met de volgende stappen:

  • Klik in het tabblad Bestand op Accountinstellingen
  • Kies Accountinstellingen
  • Een lijst met aanwezige e-mailaccounts wordt getoond. In de kolom Type dient te staan: Exchange(standaard)
  • Klik op Sluiten om het venster te sluiten

Indien je geen e-mailaccount van Microsoft Exchange Server gebruikt, kun je bij je systeembeheerder navragen of, en zo ja, hoe je een machtiging kunt inschakelen.

Machtigingen toekennen voor je Postvak In

Om je collega te machtigen om je e-mails te lezen, volg je de volgende stappen:

  • Klik met je rechter muisknop op je Postvak In en kies voor Eigenschappen
  • Ga naar het tabblad Machtigingen, klik op Toevoegen en selecteer de persoon die je machtigt
  • Klik onderin nogmaals op Toevoegen en klik op OK
  • Kies een Machtigingsniveau
  • Klik op Toepassen en OK

Een gedeeld Postvak In toevoegen aan je mappenlijst

  • Klik met de rechter muisknop op het Postvak- je eigen naam
  • Kies voor Eigenschappen van gegevensbestand
  • Klik onder het tabblad Algemeen op de knop Geavanceerd
  • Ga naar het tabblad Geavanceerd
  • Klik op de knop Toevoegen
  • Vul bij Postvak toevoegen de juiste gegevens in en klik op OK
  • Klik op Toepassen en daarna 2x op OK

Nog meer praktische tips

Tijdens onze time management trainingen leer je hoe je deze (en vele andere) tips om slimmer te werken in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Met direct resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan meer informatie aan.

Disclaimer
Missing Link is niet verantwoordelijk voor welke gevolgen dan ook van het gebruik van de hier beschreven informatie. Neem bij vragen contact op met de systeembeheerder of IT-verantwoordelijke binnen uw organisatie.

Voorkom een volle Inbox na je Kerstvakantie

Geplaatst op E-mail tips,Outlook tips, Plaats een reactie   | 0 reacties

Je herkent het vast wel. Na de Kerstvakantie ben je dagenlang bezig om je e-mails te verwerken. Dat kost veel tijd. Bovendien zijn veel berichten niet meer actueel. Problemen zijn bijvoorbeeld intussen al opgelost of achterhaald. Er zijn een aantal mogelijkheden om te voorkomen dat je na je Kerstvakantie opnieuw wordt ondergesneeuwd. Door e-mails dus.

1. Stel een Out-of-office reply (Afwezigheidsassistent) in

Je kunt in de meldtekst bijvoorbeeld de volgende tekst opnemen: “Ik ben vanaf 20 december tot en met 2 januari op vakantie. Heeft u een dringende vraag? Stuur dan uw bericht opnieuw naar de heer P.I. Neut, die mij vervangt. Alle mail die ik tijdens mijn vakantie heb ontvangen, wordt door mij niet in behandeling genomen. Mocht u mij een bericht hebben gestuurd waarvan u vindt dat ik het echt moet zien, dan verzoek ik u vriendelijk deze na 2 januari opnieuw te versturen”. Je werpt hiermee een e-mail drempel op, omdat je de omgeving vraagt een extra inspanning te doen. Als dat echt nodig is, dan doet men dit heus wel.

Volg deze link voor stap-voor-stap instructies: Instellen Out-of-office-reply in Outlook

2. Stel Regels in

  • Je kunt een regel instellen met de tekst “Alle e-mail wordt doorgestuurd naar mijn collega die mij tijdens mijn afwezigheid vervangt”. Het is natuurlijk dan wel van belang dat je met je collega afspreekt wat je van hem/haar verwacht. Je kunt de regel ook een aantal dagen vóór het einde van jevakantie laten eindigen. Dan heb je alleen de actuele berichten in je brievenbus.
  • Je kunt ook als regel instellen dat alle mail automatisch wordt opgevangen in een speciale map Vakantiepost die je van te voren hebt aangemaakt. Schakel daarnaast de Afwezigheidsassistent in en meldt dat je pas na een bepaalde datum je e-mail gaat behandelen. Vraag eventueel dringende boodschappen opnieuw te versturen. Je merkt dan vanzelf hoe belangrijk het bericht was!

Volg deze link voor stap-voor-stap instructies: Regels instellen in Outlook 

Een Out-of-Office reply instellen in Microsoft Outlook

Geplaatst op Outlook tips Plaats een reactie   | 0 reacties

Het is handig om je relaties te laten weten dat je niet op hun e-mail kunt reageren. Of je nu 3 weken met vakantie gaat of er alleen morgen niet bent. Met deze eenvoudige stappen stel je je persoonlijke out-of-office reply zelf in.

In de tekst van je afwezigheidsmelding kun je de periode opnemen waarin je niet bereikbaar bent. En met welke collega men contact kan opnemen gedurende jouw afwezigheid.

out-of-office

Download de Out-of-office reply instructie plus 2 andere handige Outlook tips ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒

In deze white paper laten we je zien hoe je snel en eenvoudig:

  • een Out-of-Office reply instelt
  • de E-mail alerts uitschakelt om rustiger te kunnen werken
  • met “Snelle stappen” je Inbox overzichtelijk kunt houden

Wil je ook de rest van het jaar je zaken goed geregeld hebben?

Werk je te hard en wil je meer tijd voor jezelf? Wil je meer ruimte voor de zaken die voor jou echt belangrijk zijn? Heb je al vaker gedacht dat je minder afgeleid wil worden en gewoon wil kunnen doen wat je je had voorgenomen? Stel het dan niet langer uit en gun jezelf dan onze time management training.

Wil je even overleggen, bel ons dan op 06 – 16.37.00.77. We geven je graag advies.

Disclaimer
Missing Link is niet verantwoordelijk voor welke gevolgen dan ook van het gebruik van de hier beschreven informatie. Neem bij vragen contact op met de systeembeheerder of IT-verantwoordelijke binnen je organisatie.

Direct vanuit een e-mail een contactpersoon toevoegen aan je adresboek

Geplaatst op Outlook tips 2 reacties   | 2 reacties

Je ontvangt een e-mail van iemand die je wil toevoegen aan je contactpersonen. Doe dan het volgende:

  • open de e-mail
  • selecteer het e-mailadres met de rechter muisknop
  • kies de optie ” Toevoegen aan contactpersonen””
  • een nieuw contactpersoon-invoerscherm opent zich
  • naam en e-mail staan al ingevuld: je hoeft alleen nog de verder gewenste gegevens in te vullen
  • opslaan en klaar!

Gerelateerde informatie:
Training ” Slimmer werken met Outlook“