Orde in de chaos
Door efficiënter te werken, valt er per week wel drie uur tijdwinst te boeken. Die efficiency begint bij het bureau. Vaak is dat één grote chaos, en dat leidt af. Missing Link laat zien hoe het beter kan.
Enthousiast betreedt Lia Bloemers de PW-redactie. In één oogopslag heeft ze haar diagnose gesteld. “Hier valt héél wat te verbeteren. Hier moet de Missing Link aanpak aan te pas komen.” Beschaamd kijken de redactieleden naar de her en der verspreid liggende stapels boeken, tijdschriften, nog op de ruimen archiefmateriaal, lege bier- en frisdankflessen en andere curiosa. Stapels, stapels en nóg eens stapels.
“Jullie vak brengt natuurlijk met zich mee dat er gigantisch veel informatie binnenkomt”, sust Bloemers, “maar al die informatie leidt natuurlijk wél af. Bij alles denk je: oh ja, dat moet ik nog doornemen, en die en die moet ik nog bellen.” Bloemers, psychologe van huis uit, heeft er haar professie van gemaakt om die afleiding resoluut te lijf te gaan. Haar aanpak richt zich primair op de werkplekorganisatie in kantoren, vanuit de gedachte dat een rommelig bureau in een rommelige geest resulteert. Maar omgekeerd is een leeg bureau allerminst een garantie voor efficiency. Daarom concentreert de timemanagement training van Missing Link, die in company wordt gegeven, zich op efficiënte behandeling van (elektronische) post en andere informatiestromen, het verminderen van uitstel en van ad hoc onderbrekingen, verbetering van prioriteitenstelling, het plannen van korte- en lange termijnacties en op agendabeheer. Een hele waslijst.
Een rommelig bureau resulteert in een rommelige geest
Die trainingen beginnen dus heel down to earth. Sterker nog, ze beginnen met een oefening die sterke associaties met de kleuterschool oproept. De toch al wat ongemakkelijk kijkende PW-redactieleden (vanwege al die rommel) krijgen de opdracht een hond te tekenen. Dat doen ze klakkeloos. En dat is tekenend, zo verduidelijkt Bloemers. Niet dat ze haar slachtoffers een gebrek aan kritisch vermogen toedicht. Nee, die slachtoffers weten absoluut niet te verduidelijken waaróm ze kop en staart van hun creatie links dan wel rechts gepositioneerd hebben. “Een kwestie van conditionering”, geeft één van de redactieleden als verklaring. Maar dat overtuigt Bloemers niet. “Mensen zijn gewend om iets te doen zonder bij het waaróm daarvan stil te staan. Een heleboel mensen hebben nooit geleerd hun werk te organiseren. Vergeleken met zeventien jaar geleden krijgen managers 1400 maal zoveel informatie te verwerken. Toch leert niemand, met uitzondering van secretaresses, hoe die informatiestroom te organiseren.”
Bloemers pakt de map met sheets die ze tijdens de trainingen hanteert. De redactieleden staren naar een fiks aantal, lukraak gegroepeerde gekleurde ballen. Niemand durft te zeggen hoeveel het er zijn. Op de volgende sheets zijn de ballen keurig in zes groepjes van zes geordend. “Ah, het zijn er dertig”, weet het redactielid dat niet kan rekenen. “Oh nee,” corrigeert ze zelf, “zes maal zes is natuurlijk 36.” Waarmee maar is aangetoond dat overzicht het halve werk is.
Rust creëren
Door het werk efficiënt te organiseren, valt volgens Lia Bloemers heel wat tijdwinst te realiseren. Dat geldt voor managers, boekhouders, redacteuren, ambtenaren, architecten; eigenlijk voor iedereen in een kantoorsituatie. Behalve dus voor de professioneel opgeleide secretaresse. “Om die situatie te bereiken, is wel een gedragsverandering nodig”, zo weet de psychologe. “Het vergt minstens zes weken om dat allemaal aan te leren. Daarom kom ik na de drie tot vier dagen training ook regelmatig terug om de cursisten te begeleiden en te coachen.”
In de praktijk vormen de cursisten vaak een afdeling of een deel daarvan. De groepen mogen namelijk nooit groter zijn dan zeven personen. Meestal wordt Bloemers via de afdeling personeelszaken ingeschakeld. Dat was onder meer het geval bij de gemeente Almere en de Nierstichting. Incidenteel schakelt PZ haar ook in om één werknemer, de traditionele rommelkont dus, te trainen en te begeleiden. Tot haar schrik krijgt PW’s waarnemend hoofdredacteur Roos Kuiper nu zo’n individuele aanpak. Die schrik is ten onrechte: haar bureau oogt redelijk overzichtelijk. Bloemers: “Jouw computer is in elk geval géén schilderij. Op een bureau moet je zoveel mogelijk rust creëren. Zo’n computer waarop allemaal memo’s zijn geplakt, leidt voordurend af. Mensen hebben sowieso de neiging om alles op hun bureau te laten liggen als geheugensteuntje. Alles moet zoveel mogelijk ín het bureau of in ordentelijke bakken.”
Aan die laatste eis blijkt de waarnemend hoofdredacteur te voldoen. Overzichtelijke bakken met uitgezette verhalen en binnengekomen artikelen, een ideeënbak en één met dringende zaken. Alleen de In-bak kan de toets der kritiek niet doorstaan. De inhoud daarvan gaat richting een halve meter. Vooral de eventueel aan recensenten door te sturen boeken zijn daar debet aan. En dan is er nóg een excuus: er liggen ook nog spullen van Kuipers voorganger…
Gepubliceerd in PW, september 2000
