Steeds meer organisaties voeren een clean desk beleid in. Geen stapels meer op je bureau, geen uitpuilende kasten meer. Dat gaat niet altijd even gemakkelijk. Waarom zou je ook alles opbergen terwijl je het morgen weer nodig hebt? En alles ligt toch in nette stapeltjes? Maar hoe vaak ben je aan het zoeken in de stapels? Hoe vaak laat je je erdoor afleiden? En wat doet een vol bureau met je werkreputatie en moet je daar blij mee zijn?
Leeg bureau = focus
Ondanks alle beloften is het papierloze kantoor nog geen gemeengoed en moeten we onze papieren informatie organiseren. Hoe efficiënter je dat doet, des te minder word je erdoor afgeleid en des te sneller kun je zaken terugvinden. Een bijkomend voordeel van het lege bureau is dat dit bijdraagt aan een positieve werkreputatie. Een bureau vol met papier, ook al zijn het nette stapeltjes, wordt meestal negatief beoordeeld door collega’s en leidinggevenden.
Professionele uitstraling
Hoe betrouwbaar vind je iemand met een vol bureau? Hoe beoordeel je de accuratesse van zo iemand? Hoe groot schat je de kans in op vergissingen bij deze werkwijze? En als je weet dat jouw memo met vragen aan deze collega van een maand oud ergens in deze stapels moet zitten, wat ga je dan overwegen? Precies! We vormen ons een beeld over iemands werkreputatie – en impliciet over diens vakmanschap- aan de hand van wat we van iemand zien.
Clean desk. Hoe doe je dat?
Het is handig om een vaste routine te ontwikkelen voor het verwerken van je informatie. Het maakt daarbij niets uit of de documenten van papier zijn of elektronisch. Wat is een handige manier van werken?
1. Lees kort het onderwerp en de inhoud van het document.
2. Beslis dan je wat je ermee moet:
- Je gooit het weg, omdat het irrelevant is voor jou of omdat het ook centraal gearchiveerd wordt.
- Je hoeft er niets mee te doen maar je wil het wel bewaren: archiveer het op de juiste plek.
- Als jijzelf er iets mee moet doen dat langer duurt dan 5 minuten, dan zet je de actie op je takenlijst.
- Als iemand anders aan zet is en jij moet daar op wachten, dan zet je het op je takenlijst met als status “afwachten”.
- Moet jij er iets mee doen dat binnen max. 5 minuten kan, doe het dan onmiddellijk en archiveer het papier.
Meer dan deze 5 smaken zijn er niet en bij elk document beslis je welke van toepassing is.
3. Je houdt nu twee stapeltjes papier over:
- Acties groter dan 5 minuten die je zelf moet doen.
- Acties door anderen waar jij op moet wachten.
Deze stapeltjes berg je uiterlijk aan het eind van je werkdag op. Wil je helemaal geen losse papieren, dan scan je ze in.
Deze manier van werken pas je toe op alles wat er nieuw binnenkomt, bijvoorbeeld vanaf morgen. Zodra je hier na een paar dagen aan gewend bent, kun je beginnen met de stapels op je bureau en voor sommigen ook op de vloer, in de vensterbank en in de kasten. Wat we hier verder ook over zeggen, het blijft een vervelende klus.
Hoe eet je een olifant op? Door hem in stukjes te snijden:
- Maak kleine, hanteerbare stapeltjes.
- Selecteer 1 stapeltje.
- Pak het bovenste document en beslis wat je ermee moet (zie stap 2).
- Ga hier net zo lang mee door tot je het stapeltje hebt weggewerkt.
- Dan pak je het volgende stapeltje of je gaat naar je vergadering die over 5 minuten begint.
- Elke keer dat je een kwartier of half uur vrij hebt (of kunt maken!) werk je een stapeltje weg.
Wordt het hamsteren of opruimen?
Let wel op met welk mentaal model je de papieren tegemoet treedt:
- Als je de hamstervraag stelt, “heb ik dit ooit nog eens nodig?” is het antwoord is meestal “Ja” en zul je vrijwel niets weggooien.
- Wanneer je de opruimvraag stelt ”waar kan ik het vinden als ik het ooit nog eens nodig heb?”, creëer je ruimte om veel papier onmiddellijk weg te gooien.
NB. Wist je dat:
- 45% van je documenten ook elders bewaard worden, in het afdelingsarchief of in het kennis management systeem
- Je 85% van je documenten (papier + elektronisch) nooit meer raadpleegt
- Je gemiddeld 10% van je werktijd besteedt aan zoeken naar informatie
Met kwartetten schiet je niets op
Een andere valkuil is het kwartetten:
- Je pakt een papier van de stapel en scant de inhoud.
- Je weet niet onmiddellijk wat je ermee moet.
- Je legt het papier weer terug op de stapel en gaat wat anders doen.
- Een uur later pak je hetzelfde papier en scant de inhoud…
- De volgende morgen pak je hetzelfde papier weer op en begint te lezen…
- Mensen kunnen dit kwartetten wel 7 keer herhalen.
- Daarom: beslis wat je ermee moet en wat je verder ook doet…
- Leg het beslist NIET terug op de stapel
Met deze tips kun je direct aan de slag. Maar daarmee is het verhaal nog niet af. Want hoe maak je een duidelijke structuur voor je archief? Hoe plan je je acties zonder dat je jezelf helemaal klemzet? Hoe bewaak je de uitstaande acties. En hoe kun je Outlook daarbij gebruiken?
Meer weten?
Deze en nog meer vragen beantwoorden we in onze efficiency training met individuele coaching op de werkplek. Wil je daar meer over weten lees dan hier over onze aanpak. Je kunt ons natuurlijk ook mailen of meteen bellen op 020 – 419.15.27.
