Hoe zou het zijn, een dag zonder e-mail?

In de strijd tegen e-mail stress en verslechterde interne communicatie experimenteren grote Amerikaanse bedrijven met een e-mailloze vrijdag. Het interne e-mailverkeer wordt zoveel mogelijk stilgelegd op no e-mail friday. Voor overleg of het oplossen van problemen moeten medewerkers langslopen bij collega’s in plaats van te e-mailen.

Bedrijven met een wekelijkse e-mailstop zijn o.a. Deloitte, Intel en US Cellular. Het is niet de bedoeling om het e-mailverkeer volledig plat te leggen. Dringende interne e-mails blijven toegestaan, maar verder wordt het zoveel mogelijk ontmoedigd. In een interview met een Amerikaanse krant zei directeur Jay Ellison van US Cellular dat het e-mailverkeer in de overige vier dagen drastisch is gedaald door de e-mailloze dag. Ellison: “Het platleggen van de interne e-mails bracht in eerste instantie een stroom kritiek op gang. Collega’s dachten dat ik gek was geworden”. De marketingdirecteur was zelfs woest: “hij begrijpt gewoon niet hoe druk wij het hebben en hoeveel makkelijker het is als het via mail kan.”

Een dagje in de week zonder e-mail is een goede stap op weg naar andere, meer effectieve werkgewoonten. Het maakt vooral duidelijk hoezeer we verslingerd zijn geraakt aan de gewoonte om maar te pas en te onpas naar elkaar te e-mailen en te verlangen dat iedereen onmiddellijk reageert: “ik heb je net een e-mail gestuurd en…”. Door deze gewoonte te doorbreken worden medewerkers zich bewust van hun eigen gedrag en kunnen ze alternatieven in de communicatie overwegen.

Wanneer echter te pas en te onpas e-mailen wordt vervangen door te pas en te onpas binnen lopen of telefoneren, dan kom je van de regen in de drup. Beter is het om eerst even goed na te denken over:

  • Welke boodschap je wilt overbrengen
  • Wat je daarbij van de ontvanger verwacht
  • En dan pas te beslissen wat je doet: niets doen, bellen, een afspraakje maken of e-mailen.

Ook blijkt dat veel medewerkers de problemen niet meer te lijf gaan, maar de hete brij voor zich uitschuiven of bij een ander op het bordje deponeren via de mail, of zich willen indekken door kwistig te CC-en. En het stopt niet op vrijdag. Veel mailverkeer gaat gewoon door op zaterdag en zondag, terwijl we dan eigenlijk zouden moeten ontspannen.

Naast verslechterde verhoudingen op de werkvloer levert de niet aflatende stroom mailtjes de werknemers ook stress op. Uit onderzoek van twee Schotse universiteiten bleek dat eenderde van de ondervraagden in de stress schiet van een volle Inbox. En dat is niet voor niets. Het aantal berichten steeg met 27% tot gemiddeld 47 per dag. Sommige medewerkers checken 40 keer per uur hun e-mail. Maar ook als je niet zo vaak je mailbox checkt, ben je ongemerkt toch veel tijd, gemiddeld 1,5 – 2 uur, kwijt met het behandelen van je e-mails. In werkelijkheid kost het echter méér tijd omdat velen van ons ook nog de mails van gisteren, eergisteren, vorige week, vorige maand, enzovoorts in de mailbox bewaren. Een deel van die mails wordt onwillekeurig ook nog even bekeken, samen met de nieuw binnengekomen berichten.

Door een dag niet te e-mailen wordt de oorzaak van het groeiende e-mailverkeer niet weggenomen. Daar is meer voor nodig. Dan moeten we namelijk onze werkgewoonten eens kritisch bekijken en veranderen. En dat gaat niet van de ene dag op de andere. Dat kost tijd en vraagt discipline van alle medewerkers.

In Nederland zijn de meningen verdeeld over het nut van een e-mailloze vrijdag. Bij een peiling van marketingblog Molblog blijkt de helft van de 351 stemmers uit te zien naar een e-mailloze dag: “kunnen we eindelijk eens aan het werk”. Maar 46% meent dat het onmogelijk is om te werken zonder e-mail.

E-mail is lang niet altijd het beste medium voor uw boodschap. Vaak is een telefoontje of een gesprek vis-à-vis effectiever.Een persoonlijk gesprekje met een medewerker over het werk of een project leidt vaak tot betere resultaten dan een uitwisseling via de mail. Bedenk dat de ontvanger meer te doen heeft dan de hele dag zijn mailbox te checken. Controleopties en verzoeken om een leesbevestiging zorgen alleen maar voor extra e-mails. Zet ze daarom uit. Wees zuinig met CC’s. Gebruik ze zeker niet om jezelf in te dekken. Vraag je bij iedere CC maar eens af wat er misgaat als deze CC niet verstuurd wordt.

Maak binnen je organisatie duidelijke afspraken over hoe om te gaan met externe en interne e-mail en leg die vast in een e-mailprotocol. Geef daarbij zelf het goede voorbeeld. En voorkom dat zo’n e-mail protocol de zoveelste papieren tijger wordt, door elkaar aan te spreken op de naleving ervan. Hou dat een tijdje vol want het lukt niemand om zijn gewoonten in één dag te veranderen.

Onze efficiency training helpt je daarbij.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *