“Ik heb collega’s die standaard pas na het tweede of derde verzoek reageren op een emailvraag. Ik heb al veel dingen geprobeerd, maar bij sommige mensen helpt niets. Het is zo vervelend om altijd te moeten reminden.”
Een verzuchting van een directiesecretaresse onlangs in een LinkedIn groep. Het probleem is heel herkenbaar en heel irritant. We horen dit dagelijks in onze efficiency trainingen. Het komt in alle organisaties voor en in alle functies. Het is niet zozeer een cultuurkenmerk, want gelukkig zijn er genoeg mensen die wel op tijd reageren op een e-mailvraag, maar veel meer een persoonskenmerk: sommige mensen laten je gewoon telkens zitten met je vraag. En vaak ben je niet de enige, maar hebben meer collega’s hier last van. Dat is dan misschien een schrale troost.
Niet alleen laks, maar ook ongeorganiseerd
De collega die altijd te laat of zelfs niet reageert op vragen is vaak ook degene:
- ·die lang moet zoeken om wat te vinden,
- ·die honderden of zelfs duizenden e-mails in de Inbox geen probleem vindt,
- ·die te laat of zelfs niet verschijnt in vergaderingen,
- ·die meestal maar half werk levert,
- ·die denkt dat de ander het toch zou doen,
- ·die zegt het heel druk te hebben, maar niet echt duidelijk kan maken waarmee dan,
- ·die alles uit zijn hoofd doet, niets in zijn agenda of takenlijst zet en daardoor veel vergeet.
Door dit gedrag hebben ze een slechte werkreputatie in de organisatie en soms ook daarbuiten.
Dan maar kwaadschiks
Gelukkig reageren de meeste mensen wel op tijd of na hooguit 1 herinnering. Maar bij sommige collega’s is de plank voor het hoofd zo groot (1 spookrijder? Ik zie er wel 100!) dat je dit bij de leidinggevende van deze collega moet aankaarten, zelf of via je eigen leidinggevende. Niet vergeten om de betreffende collega hierover te informeren. Het kan ook helpen om de boel dan maar eens uit de rails te laten lopen. Altijd in overleg met je leidinggevende en alleen als er een rechtstreeks verband te leggen valt tussen oorzaak en gevolg en mensen niet per abuis naar jou kunnen wijzen.
Soms kan het zelfs nodig zijn dat deze manier van doen onderwerp wordt in functioneringsgesprekken om iemand tot het inzicht te laten komen dat dit gedrag onprofessioneel en onacceptabel is.
Eerder escaleren
Het is heel moeilijk om te bepalen tot waar je nog vriendelijk blijft en vanaf welk punt je uit een ander vaatje gaat tappen. We zijn over het algemeen geneigd om te lang met de vriendelijke manier door te gaan, waardoor je zelf te lang met ergernis en zelfs stress blijft rondlopen, terwijl de oorzaak hiervan vrolijk doorgaat alsof er niets aan de hand is. Dus schakel bij de volgende situatie eerder over wanneer je vriendelijke acties geen of weinig effect sorteren.
Meer weten?
Deze en nog meer praktijk kwesties behandelen we in onze efficiency training met individuele coaching op de werkplek. Wil je daar meer over weten lees dan hier over onze aanpak. Je kunt ons natuurlijk ook mailen of meteen bellen op 020 – 419.15.27.
