Hoe Nieuw Werk jij?

vrouw_bureau_klokWerken in een omgeving met flexibele werkplekken raakt verschillende aspecten van de bedrijfsvoering, zoals analoge en digitale informatievoorziening, archivering, automatisering, telecommunicatie, huishoudelijke spelregels, gedrag van medewerkers, wijze van leidinggeven, enzovoorts. Dit concept, meestal geïnitieerd vanuit kosten(besparings)overwegingen, wordt mede door technologische ontwikkelingen en veranderde organisatie ontwikkelingsinzichten mogelijk gemaakt.

Belangrijke oogmerken voor een organisatie zijn het verminderen van bureaucratie en procedures, continu leren, kennis delen, innovatie, zo laag mogelijk in de organisatie beleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, faciliteren van werken “any time, any place”, gerichtheid op de klant, flexibiliteit en kosteneffectiviteit. Door aan de organisatorische en technologische ontwikkelingen de mogelijkheden van de huisvestingscomponent toe te voegen, wordt een integrale benadering mogelijk, waarin het flex-werken bijdraagt aan het succes van de organisatie in haar markt en aan de arbeidssatisfactie van de medewerkers.

Gestructureerde Informatievoorziening

Bij het flexwerken speelt allereerst de digitale informatievoorziening een belangrijke rol. Het is wenselijk, zelfs noodzakelijk dat iedere medewerker op iedere plek en op ieder moment toegang heeft tot de voor hem relevante informatie in digitale vorm, daarbij niet gehinderd door standaard werktijden of de fysieke locatie waar hij zich bevindt. De praktijk is echter anders. Veel verwerking en archivering van informatie vindt nog op papier plaats. In veel kantoren ligt 50-70% aan papier waar nooit iemand meer naar kijkt, laat staan er wat mee doet. Hetzelfde verschijnsel begint zich ook voor te doen bij de elektronische informatie. Niet zelden treft Missing Link bij deelnemers Inboxen aan met enkele honderden of zelfs wel duizenden e-mails waarbij de enige structuur de datum van binnenkomst van de e-mails is. Ook het printen en kopiëren van documenten neemt zorgwekkende vormen aan.

Door de beschikbare elektronische infrastructuur maximaal in te zetten, de archieven en e-mailboxen te schonen en te ordenen en archiefkasten, bureau’s en ladeblokken op te ruimen kan al snel op een goede manier gebruik gemaakt worden van de flexibele omgeving. Niet alleen vermindert hierdoor de informatieberg, maar ook de zoektijd naar informatie neemt af en de efficiency van de medewerker neemt toe.

Flexwerken kan confronterend zijn

Een werkomgeving met flexibele werkplekken dwingt een aantal basisprincipes van effectief en efficiënt werken als het ware af. Kun je op je vaste werkplek dagenlang allerlei paperassen op je bureau laten liggen of opstapelen in je kast, in een flexibele werkomgeving wordt dat niet “gepikt” door je collega die na jou aan het bureau komt werken. Ook de geeltjes aan het beeldscherm ben je in no time kwijt, evenals je actielijstje op je bureauonderlegger. Flexibel werken vergt van de medewerkers discipline: niet alleen een clean desk houden, maar ook elkaar durven aanspreken op de afgesproken flex-spelregels.

Notoire sloddervossen (en iedereen kent er op z’n minst wel één) hebben de meeste moeite met het opgeven van een vaste werkplek en met de overgang naar een flexplek. Voor hen is de verandering het grootst. Niet alleen moet zij de status opgeven van de “eigen” werkplek opgeven (wat overigens voor de meeste medewerkers wel vervelend is). Zij worden door de clean desk policy ook geacht hun jarenlang gekoesterde werkwijze op te geven omdat collega’s niet met hun “rommel” geconfronteerd willen worden.

In mindere mate geldt dit ook voor de overige medewerkers. De meeste mensen zijn nu eenmaal niet snel geneigd documenten te archiveren of weg te gooien. Een flexibele werkomgeving dwingt je dan ook om meer dan voorheen om zaken elektronisch te verwerken in de agenda, de takenlijst, een adresboek en op het persoonlijke en/of gemeenschappelijke deel van de netwerkschijf. Met de flexibele werkplekken behoren vaste telefoons en bureau-agenda’s tot het verleden. Persoonlijke telefoonnummers waarmee op elk toestel aangelogd kan worden komen daarvoor in de plaats. De elektronische agenda in Outlook, GroupWise of LotusNotes hadden we allemaal al, maar met flexwerken is het uiterst belangrijk geworden dat we daar echt al onze afspraken en locaties inzetten en dat we het secretariaat en collega’s machtigen om de agenda in te zien.

Deze werkwijze helpt ook om meer zelfdiscipline op te brengen bij het uitvoeren van werkzaamheden, het opvolgen van afspraken, het op tijd afwerken van taken, enzovoorts. Kortom, het draagt bij aan het verbeteren van de persoonlijke efficiency en daar plukt iedereen de vruchten van.

Een verandering voor iedereen

Je werkgewoonten veranderen lukt zelden in één dag. En als het alleen vanuit jezelf moet komen dan moet je wel heel gemotiveerd zijn om de verandering blijvend door te voeren. Het principe van ‘vreemde ogen dwingen’ kan helpen. Niemand vindt het immers prettig om keer op keer door zijn collega’s aangesproken te worden op het feit dat hij geen opgeruimd bureau achter laat.

Tijdens de vele trainingen van Missing Link is naar voren gekomen dat de regels voor effectief en efficiënt werken in een kantoor met flexwerkplekken grotendeels hetzelfde zijn als voor werken in een traditioneel kantoor. Maar sommige van die spelregels zijn in een flexomgeving belangrijker of worden op een meer natuurlijke wijze “afgedwongen” door de flexwerkers.

Het invoeren van flexwerken betekent dus een verandering voor iedereen. Medewerkers moeten bestaande routines deels afleren en nieuwe routines aanleren. Een dergelijk veranderingsproces kan niet zonder weerstand verlopen. Succes en tevredenheid komen niet vanzelf. Een belangrijke stap in het implementeren van de nieuwe manier van werken is de medewerker bewust maken van het feit dat hij zelf ook een verantwoordelijkheid heeft in het zich eigen maken van de nieuwe werkwijze. “De” training flexibel werken bestaat niet. Met elkaar oplossingen bedenken en met de juiste attitude het flexibele concept benaderen dragen wel bij tot het “leren” op een nieuwe manier te werken. Aan de leidinggevenden van de organisatie is de opdracht om medewerkers daarin blijvend te stimuleren en daarbij ook geduld op te brengen. Dan is het mogelijk om alle kansen die de nieuwe manier van werken biedt te verzilveren en zullen de medewerkers dik tevreden zijn over hun nieuwe werkomgeving en de wijze waarop zij daarin functioneren.

Cruciale succesfactoren

De mate waarin een organisatie erin slaagt om de overgang naar een flexibele werkplek en de daarmee beoogde nieuwe manier van werken te realiseren, hangt af van een aantal cruciale succesfactoren zoals bijvoorbeeld goed functionerende faciliteiten als IT en Telecom. In relatie tot effectief en efficiënt werken zijn met name de volgende cruciale succesfactoren van belang:

  • Er is een adequate projectorganisatie met een heldere opdracht van het management, duidelijke taakafspraken en heldere bevoegdheden van de verschillende actoren.
  • Leidinggevenden laten in hun gedrag commitment zien aan het veranderingsprogramma en tonen hun eigen veranderingsbereidheid door zelf – liefst zonder uitzondering – ook te flexwerken.
  • Medewerkers zien de noodzaak en het nut van de voorgenomen verandering in en weten wat de leiding van hen verwacht en zijn bereid om hun eigen werkwijze te veranderen.
  • De leiding neemt weerstanden en zorgen bij medewerkers serieus, laat blijken daar wat mee te doen en is ook bereid om eventuele fouten toe te geven.

Toepassen in jouw praktijk?

Tijdens onze training HNW, incompany en op uw eigen werkplek, leer je hoe je deze (en vele andere tips) om slimmer te werken in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Met direkt resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan een informatieset aan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *