De e-mail Inbox puilt dagelijks uit. Het lijkt wel alsof we geen maat meer kunnen houden in de hoeveelheid e-mails die we elkaar bezorgen. Het op ieder moment checken van e-mail houdt ons van het werk. Het goed afhandelen van de inhoud van de mailbox kost veel mensen steeds meer tijd en vormt een bron van stress door het voortdurende gevoel van achterstand. Hier een aantal tips over effectief e-mail management, waar we in onze efficiency training dieper op ingaan.
E-mail is lang niet altijd het beste medium voor je boodschap. Bedenk dat de ontvanger meer te doen heeft dan de hele dag zijn mailbox te checken. Soms is het effectiever een (telefonische) afspraak te maken. Elke e-mail die je niet verstuurt, levert ook geen e-mail op.
E-mail is buitengewoon geschikt om:
- afspraken te maken of te bevestigen
- simpele vragen te stellen of te beantwoorden
- vragen te stellen aan iemand die slecht bereikbaar is;
- informatie op te vragen.
Gebruik e-mail niet om:
- een haastklus of crisissituatie te communiceren
- discussies te voeren
- problemen “over de muur” te gooien
- afspraken op het laatste moment af te zeggen
- mensen met spoed bijeen te krijgen
- vertrouwelijke informatie uit te wisselen
E-mail routine
Veel mensen bekijken hun Inbox zodra er een piepje gaat of het envelopje verschijnt. Zo haal je jezelf regelmatig uit je concentratie. Zet deze e-mail “alert”uit. Zet ook de controleopties en verzoeken om een leesbevestiging uit. Daarmee bezorg je jezelf alleen maar extra post. Maak een vaste dagindeling en plan een of twee vaste momenten per dag om je e-mails af te handelen. Leg deze momenten vast in je agenda en neem dan geen telefoon aan en ontvang geen bezoek. Plan na vrije dagen of vakantie extra tijd in om de mailbox te schonen.
Archiveer uw e-mail
Maak een goed e-mailarchief om een duidelijk overzicht te krijgen over alle informatie die je wilt bewaren. Creëer daarvoor mappen in Postvak In of leg een Persoonlijk Archief aan. Geef die mappen de titels van de verschillende werkstromen en beslis bij het openen van een e-mail meteen wat je met dat bericht gaat doen:
- delete het als je er niets mee hoeft te doen
- archiveer het in een van de mappen als er verder geen actie voor je inzit en je het wilt bewaren omdat het bericht met je kerntaken te maken heeft
- handel een e-mail meteen af als er een kleine actie aan vastzit en archiveer eventueel je antwoord
- verplaats e-mails met grotere acties die vandaag niet kunnen of hoeven worden uitgevoerd meteen naar een “te doen” map of verplaats het bericht naar bijvoorbeeld je takenlijst
- maak voor informatie die voor het gehele team van belang is (zoals verslagen, agenda’s en notities) een teammap op de centrale server
- forward geen grapjes en foto’s enz. Maak een standaardtekstje waarin je uitlegt waarom je zulke e-mails liever niet ontvangt
- maak een mapje “wacht op antwoord” voor verzonden e-mails waarop je nog een antwoord verwacht. Of sleep het bericht naar je takenlijst en geef het de status “wacht op iemand anders”
- stel een (Wizard) Regel in voor e-mails van bepaalde personen, over een bepaald onderwerp of voor die berichten waarin jouw naam alleen in de CC staat. Laat zo deze berichten direct in de juiste map archiveren.
Communiceer duidelijk
Nergens wordt zo gehaast en soms zelfs onbegrijpelijk gecommuniceerd als in e-mails. Daarom:
- meld slechts één onderwerp per e-mail
- informeer de ontvanger in het onderwerp over het soort e-mail: vraag, informatie, actie enz.
- maak duidelijk onderscheid tussen ontvangers. Van wie verwacht je actie en wie krijgt de e-mail ter informatie?
- controleer de inhoud van de e-mail voor je het verstuurt (is de boodschap duidelijk?) en let op teipvouten
- wees zuinig met CC’s
Toepassen in je praktijk?
Tijdens onze efficiency training, incompany en op je eigen werkplek, leer je hoe je deze (en vele andere) tips om slimmer te werken in je eigen praktijk kunt toepassen. Met direkt resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan een informatieset aan.