Een veelgebruikte metafoor in trainingen time-management voor het begrip “prioriteiten”, is die van de keien en de kiezels. In zijn boek “Prioriteiten” beschrijft Stephen Covey de volgende ervaring van een deelnemer aan een time-management seminar.
Weet wat belangrijk is
Ik woonde een seminar bij waarin de instructeur onderwees over tijd. Op een gegeven moment zei hij: “ok, het is tijd voor een quiz”. Hij reikte onder de tafel en haalde een grote glazen pot te voorschijn. Hij plaatste deze op de tafel naast een schaal met enkele vuistgrote stenen. “Hoeveel stenen passen er in deze pot, denken jullie?” Nadat wij hadden geraden, zei hij: “ok, laten we eens kijken”. Hij deed een steen in de pot… nog een… en nog een. Ik weet niet meer hoeveel stenen er in de pot pasten, maar hij stopte de pot helemaal vol. Toen vroeg hij: “is de pot vol?” Iedereen keek naar de pot en allen antwoordden bevestigend. Hij knikte even, reikte weer onder de tafel en haalde een emmer met grind te voorschijn. Hij deed wat grind in de pot, schudde deze en het grind verdeelde zich over de open ruimte tussen de stenen. De instructeur vroeg: “is de pot nu vol?”
Plan eerst de keien
Wij hadden nu wel door waar hij op aan stuurde en antwoordden: “waarschijnlijk niet”. “Goed zo”, zei hij. Hij reikte onder de tafel en pakte een emmer met zand. Hij gooide het zand in de pot en dat vulde de vrije ruimte tussen de stenen en het grind op. Hij keek ons aan en vroeg: “is de pot vol?” “Nee”, riepen wij allen uit. “Goed zo”. Hij pakte een kan met water en begon het water in de pot te gieten. Hij kon er nog ongeveer een kwart liter in kwijt. Toen vroeg hij: “ok, waar gaat dit over?” Iemand antwoordde: “tja, er zijn altijd openingen en als je hard genoeg werkt, kun je altijd nog meer zaken in je leven inpassen.” “Nee”, zei hij, “daar gaat het niet om. Het gaat hierom: als je niet eerst die grote stenen in de pot had gedaan, had je er dan ooit nog eentje in gekregen?”
Geef prioriteiten een plaats in de agenda
De meeste mensen proberen alsmaar tijd vrij te maken voor “belangrijke” activiteiten. Zij schuiven met acties, stellen zaken uit of zeggen afspraken af, allemaal in de hoop uiteindelijk tijd te vinden voor zaken van elementair belang. Volgens het “meer-is-beter” paradigma proberen zij altijd meer activiteiten in de beschikbare tijd in te passen. Maar wat voor zin heeft dat als de dingen die wij doen, niet de belangrijkste zijn? Als we water, zand en grind vooropstellen en vervolgens de grote keien proberen toe te voegen, passen die niet in de pot en creëren we bovendien een hoop rotzooi. De crux is je agenda niet tot prioriteit te maken, maar je prioriteiten een plaats in je agenda te geven.
