Eén van de adviezen uit het protocol verantwoord e-mailgebruik van de Hogeschool van Amsterdam (HvA) als kop boven een artikel in de Volkskrant. De aanleiding? Stress bij docenten door structureel dichtgeslibde Inboxen en de continue stroom van e-mails waar ook ‘s avonds en in het weekeinde geen eind aan komt. Het protocol leidde echter tot spottende opmerkingen in Folia, het blad van de Hogeschool.
Is het HvA e-mailprotocol overdreven en is de spot van Folia terecht? Of wordt een groeiend probleem ontkend?
Als efficiency trainers worden we er al sinds jaren dagelijks mee geconfronteerd: medewerkers die de hele dag met hun mail bezig zijn, ieder nieuw bericht meteen openen, e-mail als chat kanaal gebruiken, verwachten meteen antwoord te krijgen en elkaar overladen met CC’s. Om maar te zwijgen van vergaderstukken die ‘s-avonds in hun digitale brievenbus worden bezorgd en die de volgende ochtend allemaal gelezen moeten zijn. Alles heeft haast en alles is even belangrijk. En de hoeveelheid e-mail neemt alleen maar toe.
Verslaafd aan e-mail
Tegelijk klaagt iedereen nergens anders meer aan toe te komen. Steeds meer mensen hebben er last van dat zij door hun Inbox worden geleefd. Van een prettig en vooral snel communicatiemiddel, lijkt e-mail te zijn verworden tot dwangmiddel waar geen ontkomen meer aan lijkt. En dat soms zo’n overheersende plek heeft in het dagelijks leven, dat velen uit het oog verliezen dat e-mail slechts één van de vele communicatiemiddelen is die je kunt inzetten bij het uitoefenen van je kerntaken. Maar dat wordt niet altijd zo gezien. Zo sprak ik laatst een manager die beweerde dat zijn hoofdtaak het behandelen van de e-mails in zijn Inbox is.
Zo beschouwd is de introductie van een e-mailprotocol door de HvA een verstandige eerste stap om een serieus probleem in de werkgewoonten van docenten en studenten te adresseren en daarmee te werken aan reductie van stress en werkdruk . Niet iets om grapjes over te maken.
De knop kán om
Het managen van e-mail is in de kern een keuzevraagstuk. Wij adviseren o.a. om e-mails en bloc in behandeling te nemen in plaats van de hele dag door. En om de Inbox niet ook als archief, takenlijst of geheugensteun te gebruiken. En om alle piepjes en pop-ups die je verleiden om naar ieder nieuw bericht te kijken, uit te zetten. Er zal dus letterlijk en figuurlijk een knop om moeten als je e-mail als last ervaart.
Bij deze adviezen zijn de reacties van cursisten niet van de lucht: “o, maar dan mis ik spoed mails” of “het wordt niet geaccepteerd als ik “slechts” een paar keer per dag naar mijn mail kijk”. Stiekem blijken veel mensen inmiddels verslaafd, verslaafder dan zij zelf denken.
Van een verslaving afkomen is lastig. En hou je dieet maar eens vol als iedereen op het feestje loopt te schransen en je met allerlei argumenten bestookt om “niet zo ongezellig te doen”. De sociale druk is hoog. En die druk is er kennelijk ook als het om het gebruik van e-mail gaat.
Ik juich het initiatief van de HvA van harte toe. Mocht het protocol onverhoopt toch in de prullenbak belanden, dan wil ik tegen alle docenten zeggen dat zij ook zonder protocol zelf keuzes kunnen maken. En zelf kunnen bepalen hoe zij met mail omgaan en waar zij de grens trekken tussen werk en privé.
Een protocol helpt en ondersteunt, maar ook zonder dat kun je de knop omzetten. Je moet het alleen wel zelf willen. En ‘s avonds natuurlijk een andere smoes verzinnen. Niet die van die hoofdpijn, want daar trapt ook niemand meer in.