- E-mailen, telefoneren, sms-en: het lijkt wel of we niet meer zonder kunnen. Ooit was er een tijd dat éénmaal per dag de postbode kwam. We lazen de brieven en konden de rest van de dag aan ons werk besteden. Tegenwoordig ontvangen en versturen werknemers elk moment van de dag informatie met hun PC, mobiel of Blackberry. Dat maakt ons een stuk efficiënter denken we, maar is dat nu echt zo?
50% van de tijd “online'”
In de ICT-barometer 2007 beschrijft Ernst & Young hoeveel tijd managers en ict-professionals op het werk besteden aan telecommunicatie. De ondervraagden surfen per week gemiddeld 4,7 uur op internet, e-mailen 8,0 uur en hun telefoon hebben ze gemiddeld 6,1 uur aan hun oor. Het grootste deel van deze communicatie mag dan voor werkdoeleinden zijn, in totaal kost mail, telefoon en internet 18,8 uur ofwel de helft van de werkweek.
Verslaafd aan informatie
“Werknemers laten zich vaak en graag onderbreken door e-mail en telefoon” en “Het IQ van mensen die vaak worden verstoord daalt sterker dan van mensen die geregeld stoned zijn”. Dat zijn twee van de uitkomsten van het onderzoek dat de Britse psychiater Glenn Wilson heeft uigevoerd in opdracht van computergigant Hewlett-Packard. In het onderzoek kregen deelnemers tekstberichten toegestuurd terwijl ze ook opdrachten en vragen kregen. De testpersonen bleken het niet te kunnen laten om ook de berichten te openen. Nog opvallender was het dat het IQ van deze personen onder invloed van de storende e-mails met tien punten daalde. Volgens het onderzoek is één op de vijf werknemers blij met onderbrekingen door e-mail en telefoon. Het onderzoek van Wilson spreekt zelfs van “info-manie”: de onbedwingbare drang naar informatie via (tele) communicatie. Mensen lijken verslaafd aan hun e-mail en telefoon. Van de 1100 personen die Glenn Wilson ondervroeg voor zijn onderzoek, gaf meer dan de helft toe direct op een e-mail te reageren. Meer dan een vijfde zei er zelfs een vergadering voor te onderbreken. Ook in Nederland bestaat deze e-mail afhankelijkheid. Uit een recent onderzoek van Management Team blijkt dat het merendeel van de Nederlandse managers de dag niet doorkomt zonder het lezen van binnengekomen e-mails.
Blij met de onderbrekingen
Maar komen we nog wel toe aan het echte werk? Niet iedereen is opgewassen tegen de druk van telefonie en e-mail en de gemiddelde werknemer onderneemt vaak geen actie tegen de telefoon- en mailterreur. Hij vindt het veel te fijn om voortdurend te worden lastiggevallen. Een op de vijf werknemers zegt blij te worden als hij door e-mail of telefoon wordt onderbroken tijdens een gesprek. Ruim de helft van de werknemers zou “verslaafd” zijn aan het controleren van mail buiten kantooruren. Adviesbureau Basex uit Amerika berekende dat werknemers gemiddeld elf keer per uur worden gestoord. Dat kost het Amerikaanse bedrijfsleven jaarlijks 558 miljard dollar (454 miljard euro).
Fred Zijlstra, hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie aan de Universiteit van Maastricht, heeft onderzocht hoe mensen reageren als ze veel worden gestoord tijdens hun werk. “Hoe ingewikkelder je werk, hoe lastiger het is om weer verder te gaan en hoe langer het duurt om van de verstoring te herstellen.” Of alle telecommunicatie echt storend is, ligt wel aan de aard van je werk, legt hij uit: “in sommige beroepen is communicatie een belangrijk onderdeel van het werk. Maar als het hoofdbestanddeel van je beroep bestaat uit het schrijven van artikelen, dan kan deze communicatie wel echt een onderbreking zijn.”
Je concentratie terugvinden kost tijd
Hij kan zich vinden in de uitkomst van het onderzoek van Glenn Wilson, maar plaatst ook een kanttekening. “Binnengekomen berichten en de telefoons die rinkelen, zorgen voor een onderbreking van je werk. Ze storen in een doorlopende gedachtegang, het breekt de concentratie. Vervolgens kost het tijd om weer terug te keren naar die denkstroom. Dat daardoor de testen in het Britse onderzoek slechter gemaakt werden kan heel goed. Maar het is onjuist te zeggen dat het IQ van de proefpersonen ook lager ligt.”
Zijlstra wijst daarnaast op een ander probleem: “Mensen die vaak worden gestoord, blijken meestal alsnog op tijd klaar te zijn met hun taak. Hun hoofdactiviteiten weten zij daarbij wel te doen, maar ze bezuinigen op ondersteunende activiteiten. Denk daarbij aan het controleren of er wel papier in de printer zit, of aan het zeker weten dat je wel het juiste bestand verstuurt. Door minder zorgvuldig te zijn, kan er ook meer misgaan. En wanneer dingen misgaan, is er meer kans op stress.”
Zet je telefoon en je e-mail eens uit. “Met deze kennis lijken de zegeningen van de moderne technologie dus erg verraderlijk: niet alleen ben je je halve dag eraan kwijt, ook wordt je concentratie minder en neemt de stress toe”. Het woord verslaving neemt Zijlstra niet in de mond. Wel geeft hij aan dat zeker de telefoon een zeer indringend medium is. “Mensen laten een telefoon vaak niet lopen; zelfs onder het eten nemen ze nog op. Ook voor e-mail geldt dit eigenlijk. Als iemand weet dat er een nieuw bericht is denkt hij toch: “even kijken wat het is.”
Zijlstra raadt aan een “natuurlijk rustpunt” te zoeken om je mail te checken, bijvoorbeeld direct wanneer je de ene taak af hebt en nog niet aan de volgende begonnen bent. En wanneer het net lekker gaat met je werk, kan je misschien zelfs de telefoon uitzetten of naast de haak te leggen.
Bronnen: De Volkskrant, Spits, Monsterboard Carrièrecentrum
In de efficiency trainingen van Missing Link leer je o.a. hoe je kunt voorkomen dat de informatie “overload” je werkdag domineert. Ook verzorgt Missing Link een training Slimmer werken met Outlook die je leert hoe je de tijdsbesparende functies in Outlook kunt toepassen.
