Met een up-to-date takenlijst niets meer vergeten

De Microsoft Outlook takenlijst is een praktisch hulpmiddel om je werkvoorraad te managen en om in een gesprek met je leidinggevende je werkvoorraad inzichtelijk te maken en de prioriteiten te bespreken.

Zo kun je door elke actie onder te brengen in een categorie je werkzaamheden indelen naar bijvoorbeeld project, werkproces of kerntaak. Ook kun je de acties indelen op status: welke acties moet je het zelf doen en bij welke acties wacht je op iemand anders. Door een deadline toe te kennen en het aantal uren in te schatten dat nodig is om de actie uit te voeren kun je een planning maken en inzicht krijgen in je belasting voor de komende periode.

In deze blog krijg je onze tips om je takenlijst in te richten tot een handig efficiency dashboard.

Velden toevoegen aan Takenlijst

Je kunt zelf velden/kolomkoppen toevoegen aan de Takenlijst. De volgende velden zijn erg handig: Voltooid, Bijlage, Categorie, Status, Totale hoeveelheid werk (uren), Begindatum en Einddatum.

Werkwijze:

  • Klik in de lijst met taken met de rechter muisknop op de grijze balk naast bijv. Taakonderwerp
  • Kies de optie Veldkiezer: het deelvenster Veelgebruikte velden wordt geopend
  • Sleep het gewenste veld/kolomkop naar de grijze balk
Outlook takenlijst

Weergave wijzigen

Je kunt je taken op verschillende manieren laten weergeven en bijv. alleen je actieve of juist je achterstallige taken laten zien.

Werkwijze

  • Klik linksonder in het scherm op de knop Taken, het venster van de Taken wordt geopend
  • Kies linksboven voor Takenlijst
  • Om de Weergave van de Takenlijst te wijzigen klik je onder het tabblad Beeld in de groep Huidige weergave op Weergave wijzigen
Outlook takenlijst

Je kunt hier kiezen hoe je taken worden weergegeven, bijv. als Eenvoudige lijst, Actief, Achterstallig enz.

Let op:

  • Bij de weergave Takenlijst worden de voltooide taken niet weergegeven
  • Bij de weergave Eenvoudig worden zowel je voltooide taken als je onvoltooide taken getoond

Taken groeperen op een veld

Er is ook een andere manier om overzicht te houden op je taken. Je kunt je taken namelijk ook groeperen op (gekozen of zelf gemaakte) velden/kolomkoppen. Het veld/de kolomkop wordt dan boven de balk geplaatst en de taken worden op het door jou gekozen veld gegroepeerd. Indien je bijv. je taken op Status groepeert, zie je alles wat jij zelf nog moet doen en alles wat bij anderen uitstaat bij elkaar.

Werkwijze

  • Klik met de rechter muisknop in de grijze balk op de kolomkop waarop je wilt groeperen, bijv. Status
  • Kies de optie Groeperen op dit veld (dit hoef je maar één keer te doen)
Taken groeperen in Outlook

Je taken worden nu gegroepeerd op het veld/de kolomkop Status

Kom jij ook tijd tekort?

Onze tips helpen je om meer uit je kostbare tijd te halen. Zodat je meer zaken op tijd kunt afronden. Of minder hoeft over te werken. In onze praktische efficiency training bij jou op de werkplek helpen we je om dat te realiseren. Lees meer over onze efficiency trainingen of vraag direct vrijblijvend informatie aan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *