In het mei-nummer van Signaal, het personeelsblad van CBS, staat een leuk artikel over praktische adviezen om je werk beter te organiseren. In het artikel wordt verslag gedaan van een efficiency training die Missing Link voor CBS verzorgt en vertellen CBS’ers wat ze er aan hebben gehad. In de loop van de tijd hebben zo’n 200 CBS-collega’s onze efficiency training gevolgd en zijn daar zeer tevreden over: 97% beoordeelde onze training als “Waardevol” tot “Bijzonder Waardevol”.
Het afgelopen jaar heeft Missing Link voor medewerkers van CBS de Prompt efficiency training verzorgd. Missing Link leert professionals in kantooromgevingen om de informatiestroom beter te beheren en om hun werkvoorraad beter te managen. Op de werkplek krijgen ze praktische tips en adviezen over onder meer e-mailbeheer, werkgewoonten, focus op kerntaken, delegeren, prioriteiten stellen en planning.
Marjolein Schepel tekent op de flip-over een aquarium. ‘Wat zit er allemaal in zo’n aquarium?” vraagt ze aan de cursisten. “Zand, kiezels, planten, vissen”. Ze tekent verder en vraagt: “Wat gebeurt er als ik er een kei ingooi?” Ja, dan stroomt ie over. Logisch. Schepel: ‘Vergelijk het aquarium nu eens met de tijd die je voor je functie beschikbaar hebt. Je moet van tevoren, pro actief, nadenken over wat in je werk belangrijke zaken zijn, en die “keien” een plek in je agenda geven. Dan zie je vanzelf hoeveel zand en kiezels er nog bij kunnen en dat dwingt je je werkgedrag aan te passen.”
Op je eigen werkplek
De cursisten nemen deel aan de efficiency training van Missing Link. De training helpt hen via individuele coaching hun werkgewoonten, werkplekorganisatie en planning te optimaliseren. Op vier cursusmomenten, verspreid over drie tot vier maanden, leren ze onder meer efficiënter om te gaan met hun e-mail en beter te plannen. Een groot deel van de training speelt zich af op de werkplek van de cursist. Daar helpt de trainer met de individuele vragen en leerpunten. Aandachtspunten zijn: gerichter werken aan kerntaken, verbeteren van informatiebeheer, ontwikkelen van actiegericht gedrag en verbeteren van de samenwerking, met als resultaten minder werkdruk, hogere productiviteit en tijdbesparing.
Een lege Inbox en rust in je hoofd
Marjolein Schepel van Missing Link, het bureau dat de trainingen verzorgt: “Iedereen die in een kantooromgeving werkt, ook de mensen van CBS, wordt bedolven onder informatie. Telefoontjes, mailtjes, sms, intranet , het gaat maar door. De Inbox van veel medewerkers puilt zowat uit. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op hun organisatietalent. De oplossing ligt in het verstandig omgaan met de beschikbare tijd. ‘Wij helpen hen daarbij, met behulp van drie “ingangen”: informatiebeheer (de volle Inbox), werkgewoonten (hoe ga je bijvoorbeeld om met interrupties?) en planning.”
Durf nee te zeggen en bewaak je eigen grenzen
Trainingsdag I staat in het teken van werkgewoonten en werksysteem. “Hoe organiseer je je werkplek” en “hoe bouw je voor de digitale en papieren stukken en bestanden een deugdelijk archief op” zijn vragen waarop de deelnemers antwoord krijgen. Verder leren ze slimmer gebruik te maken van Outlook en krijgen ze tal van tips en adviezen. Zoals: voorkom olifanten, oftewel los problemen op als ze nog klein zijn. Of: zet de melding die aangeeft dat je e-mail hebt ontvangen, uit. Dat leidt alleen maar af. Bovendien is het niet nodig om voortdurend je e-mail te checken. Tweemaal per dag, bijvoorbeeld ’s morgens en midden op de dag, is meestal meer dan genoeg.
CBS’ers worden bedolven onder informatie
Het thema op de tweede cursusdag is “plannen”. Dag drie en vier van de training zijn, in de vorm van individuele begeleiding op de werkplek, gevuld met het realiseren van een persoonlijk actieplan. Dat plan is onder andere gericht op archivering, post- en informatieverwerking, verbetering van de samenwerking met collega’s en omgaan met interrupties en persoonlijk gedrag. Op de laatste dag worden de resultaten van de training met de deelnemers besproken en vindt een effectmeting plaats. De (geanonimiseerde) resultaten worden schriftelijk en mondeling aan de opdrachtgever gerapporteerd. “Gemiddeld besteden onze cursisten 3-5 uur meer per week aan hun kerntaken”, zegt Schepel. Die tijdswinst betaalt zich onder andere terug door meer rust en tijd om zaken goed af te handelen.
Overzicht en focus
Plannen is het centrale thema op dag II. “Plannen zit tussen je oren”, zegt Schepel. Ze haalt een uitspraak aan van Henry Kissinger: “Next week there can’t be any crises, my schedule is already full.” De groep grinnikt. Schepel: “Je moet je regelmatig afvragen: wat is belangrijk en wat is mijn eerste moment van actie? En: wat is reële ad hoc? Ook moet je “nee” durven zeggen en je eigen grenzen bewaken. Let wel, je haalt nooit honderd procent van je planning. Ik denk dat jullie nu ongeveer op vijftig procent zitten. Straks gaan we samen jullie agenda vullen voor de komende week. En vervolgens moet je dat iedere week doen.” “Je moet doelen stellen”, vervolgt ze. “Die geven richting aan je werkgedrag. En, ook belangrijk, bepaal wat je wilt bereiken in een bepaalde periode”.
Enthousiaste verhalen
Maico Hoksbergen (SAH) heeft zich opgegeven voor de training omdat hij er enthousiaste verhalen van collega’s over hoorde. Na de training is hij zich een stuk bewuster geworden van het feit dat – wanneer je niet oppast – anderen jouw agenda gaan beheren en je het risico loopt om de hele dag met allerlei gefragmen-teerde klussen bezig te zijn. Maico: “daar ga ik nu echt anders mee om en merk daarvan direct resultaat”. Hendrika Lautenbach (SAH) bevestigt de voordelen van goed agenda en- takenbeheer in Outlook: “het is een goed hulpmiddel om een goede inschatting van de tijd die werkzaamheden met zich meebrengen, te maken. Daar hoort ook bij dat je ruimte inpland voor ad hoc klussen.” Margreet van Brummelen (KRB) plant na de training consequent alle acties die ze moet nemen in in de takenlijst van Outlook. Over de individuele coaching op de werkplek zijn alledrie goed te spreken. Maico verwoordt het standpunt als volgt: “alleen door met de coach samen te kijken naar je huidige wijze van agenderen, structureren en archiveren kun je tot maatwerktips komen.”
In één oogopslag zien wat je moet doen
Als voorbeeld van wat men na de training anders is gaan doen, noemt Maico dat hij nu op vaste tijdstippen van de dag zijn inbox raadpleegt. Zo kan hij zich beter concentreren op zijn andere werkzaamheden. Hendrika archiveert vooral haar mails systematischer. En Margreet maakt veel beter gebruik van de functionaliteiten van Outlook, vooral taken en de inrichting van het agendablad met taken ernaast: “zo heb ik alles bij elkaar staan, zie ik wat ik moet doen en wat ik gedaan heb in één oogopslag”.
Meer weten?
Wil je meer weten over de mogelijkheden van een efficiency training op je werkplek? Bel ons:
020 – 419.15.27 of e-mail ons.
