Werken in een omgeving met flexibele werkplekken raakt verschillende aspecten van de bedrijfsvoering, zoals analoge en digitale informatievoorziening, archivering, automatisering, telecommunicatie, huishoudelijke spelregels, gedrag van medewerkers, wijze van leidinggeven, enzovoorts. Dit concept, meestal geïnitieerd vanuit kosten(besparings)overwegingen, wordt mede door technologische ontwikkelingen en veranderde organisatie ontwikkelingsinzichten mogelijk gemaakt.

Belangrijke oogmerken voor een organisatie zijn het verminderen van bureaucratie en procedures, continu leren, kennis delen, innovatie, zo laag mogelijk in de organisatie beleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, faciliteren van werken “any time, any place”, gerichtheid op de klant, flexibiliteit en kosteneffectiviteit. Door aan de organisatorische en technologische ontwikkelingen de mogelijkheden van de huisvestingscomponent toe te voegen, wordt een integrale benadering mogelijk, waarin het flex-werken bijdraagt aan het succes van de organisatie in haar markt en aan de arbeidssatisfactie van de medewerkers.

Gestructureerde Informatievoorziening

Bij het flexwerken speelt allereerst de digitale informatievoorziening een belangrijke rol. Het is wenselijk, zelfs noodzakelijk dat iedere medewerker op iedere plek en op ieder moment toegang heeft tot de voor hem relevante informatie in digitale vorm, daarbij niet gehinderd door standaard werktijden of de fysieke locatie waar hij zich bevindt. De praktijk is echter anders. Veel verwerking en archivering van informatie vindt nog op papier plaats. In veel kantoren ligt 50-70% aan papier waar nooit iemand meer naar kijkt, laat staan er wat mee doet. Hetzelfde verschijnsel begint zich ook voor te doen bij de elektronische informatie. Niet zelden treft Missing Link bij deelnemers Inboxen aan met enkele honderden of zelfs wel duizenden e-mails waarbij de enige structuur de datum van binnenkomst van de e-mails is. Ook het printen en kopiëren van documenten neemt zorgwekkende vormen aan.

Door de beschikbare elektronische infrastructuur maximaal in te zetten, de archieven en e-mailboxen te schonen en te ordenen en archiefkasten, bureau’s en ladeblokken op te ruimen kan al snel op een goede manier gebruik gemaakt worden van de flexibele omgeving. Niet alleen vermindert hierdoor de informatieberg, maar ook de zoektijd naar informatie neemt af en de efficiency van de medewerker neemt toe.

Flexwerken kan confronterend zijn

Een werkomgeving met flexibele werkplekken dwingt een aantal basisprincipes van effectief en efficiënt werken als het ware af. Kun je op je vaste werkplek dagenlang allerlei paperassen op je bureau laten liggen of opstapelen in je kast, in een flexibele werkomgeving wordt dat niet “gepikt” door je collega die na jou aan het bureau komt werken. Ook de geeltjes aan het beeldscherm ben je in no time kwijt, evenals je actielijstje op je bureauonderlegger. Flexibel werken vergt van de medewerkers discipline: niet alleen een clean desk houden, maar ook elkaar durven aanspreken op de afgesproken flex-spelregels.

Notoire sloddervossen (en iedereen kent er op z’n minst wel één) hebben de meeste moeite met het opgeven van een vaste werkplek en met de overgang naar een flexplek. Voor hen is de verandering het grootst. Niet alleen moet zij de status opgeven van de “eigen” werkplek opgeven (wat overigens voor de meeste medewerkers wel vervelend is). Zij worden door de clean desk policy ook geacht hun jarenlang gekoesterde werkwijze op te geven omdat collega’s niet met hun “rommel” geconfronteerd willen worden.

In mindere mate geldt dit ook voor de overige medewerkers. De meeste mensen zijn nu eenmaal niet snel geneigd documenten te archiveren of weg te gooien. Een flexibele werkomgeving dwingt je dan ook om meer dan voorheen om zaken elektronisch te verwerken in de agenda, de takenlijst, een adresboek en op het persoonlijke en/of gemeenschappelijke deel van de netwerkschijf. Met de flexibele werkplekken behoren vaste telefoons en bureau-agenda’s tot het verleden. Persoonlijke telefoonnummers waarmee op elk toestel aangelogd kan worden komen daarvoor in de plaats. De elektronische agenda in Outlook, GroupWise of LotusNotes hadden we allemaal al, maar met flexwerken is het uiterst belangrijk geworden dat we daar echt al onze afspraken en locaties inzetten en dat we het secretariaat en collega’s machtigen om de agenda in te zien.

Deze werkwijze helpt ook om meer zelfdiscipline op te brengen bij het uitvoeren van werkzaamheden, het opvolgen van afspraken, het op tijd afwerken van taken, enzovoorts. Kortom, het draagt bij aan het verbeteren van de persoonlijke efficiency en daar plukt iedereen de vruchten van.

Een verandering voor iedereen

Je werkgewoonten veranderen lukt zelden in één dag. En als het alleen vanuit jezelf moet komen dan moet je wel heel gemotiveerd zijn om de verandering blijvend door te voeren. Het principe van ‘vreemde ogen dwingen’ kan helpen. Niemand vindt het immers prettig om keer op keer door zijn collega’s aangesproken te worden op het feit dat hij geen opgeruimd bureau achter laat.

Tijdens de vele trainingen van Missing Link is naar voren gekomen dat de regels voor effectief en efficiënt werken in een kantoor met flexwerkplekken grotendeels hetzelfde zijn als voor werken in een traditioneel kantoor. Maar sommige van die spelregels zijn in een flexomgeving belangrijker of worden op een meer natuurlijke wijze “afgedwongen” door de flexwerkers.

Het invoeren van flexwerken betekent dus een verandering voor iedereen. Medewerkers moeten bestaande routines deels afleren en nieuwe routines aanleren. Een dergelijk veranderingsproces kan niet zonder weerstand verlopen. Succes en tevredenheid komen niet vanzelf. Een belangrijke stap in het implementeren van de nieuwe manier van werken is de medewerker bewust maken van het feit dat hij zelf ook een verantwoordelijkheid heeft in het zich eigen maken van de nieuwe werkwijze. “De” training flexibel werken bestaat niet. Met elkaar oplossingen bedenken en met de juiste attitude het flexibele concept benaderen dragen wel bij tot het “leren” op een nieuwe manier te werken. Aan de leidinggevenden van de organisatie is de opdracht om medewerkers daarin blijvend te stimuleren en daarbij ook geduld op te brengen. Dan is het mogelijk om alle kansen die de nieuwe manier van werken biedt te verzilveren en zullen de medewerkers dik tevreden zijn over hun nieuwe werkomgeving en de wijze waarop zij daarin functioneren.

Cruciale succesfactoren

De mate waarin een organisatie erin slaagt om de overgang naar een flexibele werkplek en de daarmee beoogde nieuwe manier van werken te realiseren, hangt af van een aantal cruciale succesfactoren zoals bijvoorbeeld goed functionerende faciliteiten als IT en Telecom. In relatie tot effectief en efficiënt werken zijn met name de volgende cruciale succesfactoren van belang:

• Er is een adequate projectorganisatie met een heldere opdracht van het management, duidelijke taakafspraken en heldere bevoegdheden van de verschillende actoren.
• Leidinggevenden laten in hun gedrag commitment zien aan het veranderingsprogramma en tonen hun eigen veranderingsbereidheid door zelf – liefst zonder uitzondering – ook te flexwerken.
• Medewerkers zien de noodzaak en het nut van de voorgenomen verandering in en weten wat de leiding van hen verwacht en zijn bereid om hun eigen werkwijze te veranderen.
• De leiding neemt weerstanden en zorgen bij medewerkers serieus, laat blijken daar wat mee te doen en is ook bereid om eventuele fouten toe te geven.

Toepassen in jouw praktijk?

Tijdens onze training HNW, incompany en op uw eigen werkplek, leer je hoe je deze (en vele andere tips) om slimmer te werken in je dagelijkse werkzaamheden kunt toepassen. Met direkt resultaat. Wil je daar meer over weten? Vraag dan een informatieset aan.

Het Nieuwe Werken, wie is daar nou op tegen? Niemand toch. Willen we niet allemaal ons werk zo goed mogelijk doen? Met al die voorzieningen, die onze werkprocessen zo goed mogelijk ondersteunen. Meer resultaat met minder inspanning. Kortere lijnen, meer transparantie, minder stroperigheid, duidelijke besluiten, betere balans tussen werk en privé. Het lijkt allemaal zo logisch. Toch is het niet allemaal botertje tot de boom. In de praktijk blijkt het vaak lastig om de omslag naar het Nieuwe Werken te maken. Reden? De menselijke factor.

Weerstand

Het begint al bij het zogenaamde invoeren van het Nieuwe Werken. Invoeren geeft al aan dat er in de ontwikkeling van de betreffende organisatie stagnatie is opgetreden. De organisatie is niet mee veranderd met de ontwikkelingen in de wereld om haar heen. Een organisatie die zichzelf serieus neemt, speelt voortdurend in op die veranderingen. Die past daar haar manier van werken op aan. Door dat niet te doen, ontstaat achterstand en die moet dan ineens met het invoeren van het nieuwe werken ingelopen worden. Dat betekent extra inspanningen van de organisatie, maar vooral van de medewerkers. Extra hard werken en we werken al zo hard. Weerstand: een menselijke factor.

Op de zeepkist

De meesten van ons begrijpen echter wel dat we zonder die extra inspanning als organisatie steeds meer achterstand oplopen. Daar willen we best wat aan doen. Tegelijkertijd willen we dan ook natuurlijk wel zicht hebben op wanneer het lek boven water zal zijn en wat daar allemaal voor nodig is. Er staat nu eenmaal geen goede wind voor de zeeman die niet weet waarop hij koerst. Dus moet het management klip en klaar zijn over de doelstellingen achter de invoer van het nieuwe werken. Duidelijk maken wat de voordelen en opbrengsten zijn voor de organisatie maar vooral ook voor ons en wat daar voor nodig is. Dus niet, zo als vaak, de facilitaire dienst uit laten leggen dat er overgestapt wordt op nieuwe huisvesting. Nee, het management moet op de zeepkist staan om toe te lichten welke risico’s de organisatie en dus wijzelf lopen als onze werkprocessen niet aansluiten bij wat we in de wereld om ons heen willen bereiken. Of leg uit waarom soms de werkvloer wel werkplekken kan en moet delen en het management niet. We willen begrijpen welke kost voor welke baat uitgaat. Begrip: een menselijke factor.

Digibetisme

Om ons te helpen bij een succesvolle invoering van het Nieuwe Werken kunnen we gelukkig gebruik maken van de techniek. Alleen moet je dan wel weten hoe je er mee om moet gaan. Wat heb je aan een supersnelle pc als je nog niet eens 1% van de mogelijkheden benut. Wat heb je aan een documentatiesysteem als je niet weet hoe je er mee om moet gaan. Wat heb je aan virtuele samenwerkingsruimten als je jezelf er niet op weet aan te melden. Digitale vaardigheden: een menselijke factor.

Sociale media

Dan hebben we het nog niet eens over de aanschaf en invoer van die technieken, terwijl er onvoldoende over nagedacht is wat de gevolgen voor de organisatie zijn. De medewerkers worden aangemoedigd om van sociale media gebruik te maken, maar ja, weten we wel wat er al dan niet op zoiets als twitter gezet mag worden. Dus eigenlijk dan toch maar liever niet gebruiken. Of pas na het maken van een virtuele samenwerkingsruimte beseffen dat er misschien wel gebruikers daarin gaan samenwerken, die jouw informatie niet mogen hebben. Dus wordt de ruimte weer gesloten. Frustratie: een menselijke factor.

Jijzelf

Zo zijn er nog wel wat menselijke factoren te benoemen, die in meer of mindere mate het succes van het nieuwe werken beïnvloeden. Denk aan managementstijl, beveiligingsbeleid, loyaliteit van de medewerkers. Uiteindelijk zijn ze allemaal terug te voeren op de bereidheid te veranderen. Als je bereid bent te veranderen, ben je bijna vanzelf ook bereid daar werk van te maken. Zelfs belangrijker misschien: werk voor te doen. Dan leg je de veranderbereidheid ook niet bij een ander, maar bij jezelf.

Auteur André Westerhuis is Adviseur Huisvesting/Anders werken bij Bureau Huisvesting Rijksoverheid, www.bhuro.nl

Meer weten?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van een ondersteunende training bij de overgang naar HNW? Bel ons: 020 – 419.15.27 of stuur een e-mail.

Nieuwe technologieën en veranderingen in de maatschappij hebben grote gevolgen voor de inrichting en werkwijze van organisaties. Het Nieuwe Werken (HNW) is een fascinerend proces en een serieuze vernieuwing in onze manier van werken en hoe wij daarover denken. Want flexibel qua werkplek, qua werktijden en bijna zelfs qua werk.

HNW mag rekenen op groot enthousiasme. Bij diverse ministeries en gemeenten maar ook bij overheidsdiensten zoals de Belastingdienst is de invoering al in volle gang. En maken tal van bedrijven, vooral in de zakelijke dienstverlening, financiële dienstverlening, ict en telecom nog veel meer haast. Ook Missing Link is druk bezig om de invoering van HNW bij onze relaties te ondersteunen.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Het kernidee van Het Nieuwe Werken is naast kostenbesparing om de medewerkers  o.a. ruimte te bieden voor hun eigen manier van werken en een aantrekkelijke balans te vinden tussen werk en privé. Deze ruimte wordt geboden binnen duidelijke resultaatafspraken. Goed functionerende medewerkers maken een onderneming productiever en succesvoller. Het helpt bovendien om medewerkers te behouden en om nieuwe werknemers aan te trekken.

HNW biedt heel wat uitdagingen, kansen en evenveel afbreukrisico’s. Bijvoorbeeld voor managers. Want hoe houd je bijvoorbeeld zicht op je mensen als ze niet meer achter een bureau binnen jouw gezichtsveld zitten en je ze niet meer dagelijks een keer of wat tegenkomt? En hoe houd je zicht op hun welzijn? Nieuwe en andere resultaatafspraken zijn nodig, net als andere randvoorwaarden. Er zal op een andere manier gestuurd moeten worden op output. En er zullen nog duidelijkere afspraken moeten worden gemaakt over de communicatie, zoals bijv. bereikbaarheid, verwachtte reactiesnelheid bij e-mail enz.

Verantwoord omgaan met vrijheid

Managers zullen eraan moeten wennen dat de werkwijze van hun medewerkers verandert. Het worden eigenlijk allemaal kleine zelfstandige ondernemers met hun eigen verantwoordelijkheden. Die anders en groter zijn dan in de oude situatie. Dat vraagt wederzijds om een totaal andere manier van communiceren, plannen en reageren. Het is loslaten van het oude en je weg vinden in het nieuwe.

Voor de medewerkers verandert er eigenlijk nog veel meer. Meer vrijheid van gaan en staan, betekent allerminst meer vrijblijvendheid. Het gaat nu meer dan ooit om aantoonbare productiviteit, efficiënt plannen en slim omgaan met je agenda. Het gebeurt dan ook regelmatig dat mensen in de valkuilen van de verwachte vrijheid struikelen. Bijvoorbeeld omdat ze toch te weinig zicht blijken hebben op welk resultaat er wanneer van ze verwacht wordt en wat ze daarvoor moeten doen. Wanneer medewerkers en managers SMART doelen stellen en daarover SMART afspraken maken met elkaar, dan kan veel ergernis voorkomen worden.

Missing Link en HNW

Bij Missing Link ondersteunen we al langere tijd organisaties die HNW invoeren. Dat doen we uiteraard graag, want onze uitdaging is om mensen te helpen om in iedere werksituatie efficiënt en “in control” te kunnen zijn. Zo hebben we medewerkers van het ministerie van LNV getraind en helpen we nu medewerkers van de Faculteit Rechten van de VU bij de omslag naar HNW. Samen met de mensen daar ervaren we dat als een boeiend traject. De faculteit wil toewerken naar een clean desk beleid, minder papier en een optimale benutting van de kantoorruimte. En dat laat zich voor medewerkers weer vertalen in een efficiënte werkplekorganisatie, gestructureerd informatiebeheer, planmatig werken en uiteraard rekening houden met elkaar.

Eerst schoon schip en dan HNW

• Fase 1: Als voorbereiding op HNW is het handig om archieven en e-mailboxen op te schonen en te ordenen en om kasten, bureaus en ladeblokken op te ruimen. Idealiter vindt deze opruimactie nog in de huidige werkomgeving plaats en maakt iedereen een “schone” start in de nieuwe werksituatie.
• Fase 2: De huidige wijze van werken en samenwerken wordt tegen het licht gehouden en bespreekbaar gemaakt. Medewerkers en leidinggevenden vertalen dit samen naar spelregels binnen HNW. Nieuwe routines ontstaan en worden na enige tijd geëvalueerd.
• Fase 3: De invoering van HNW wordt ondersteund met een praktische training Opgeruimd Werken en Plannen en Prioriteiten stellen inclusief tips&tricks voor efficiënt werken met Outlook, GroupWise of Lotus Notes.

Modulair trainingsaanbod

Om de trainingsdoelstellingen bij de overgang van een traditioneel kantoor naar een flexwerkomgeving te kunnen realiseren, biedt Missing Link een modulair trainingsprogramma aan.

Individuele coaching op de werkplek helpt om de theorie direct naar de praktijk van iedere deelnemer te vertalen. En die is voor iedereen net weer even anders. Deelnemers kunnen voorafgaand aan de training de voorbereidende online efficiency test doen waarin de onderwerpen uit de training aan bod komen.

Wil je meer weten over onze training Het Nieuwe Werken? Klik hier!