Tag: Onderzoek

Werkwijze kan productiever, vindt 50% van de informatiewerkers

Ongeveer de helft van de informatiewerkers in Nederland is van mening dat de informatieverwerking productiever kan. Bij 75 procent van degenen die dit vinden wordt in het bedrijf al gewerkt aan productiviteitsverbeteringen. Aangezien informatiewerkers gemiddeld bijna de helft van hun werkweek besteden aan het krijgen, lezen en verstrekken van informatie, zijn hier grote potentiële tijd- en kostenbesparingen mogelijk. De helft van de informatiewerkers vindt dat informatieverwerking productiever kan door betere automatisering, door slimmere werkwijzen of door betere koppeling van systemen.
Ten opzichte van de eerste meting in 2003 zijn er weinig verschillen opgetreden in hoe informatiewerkers omgaan met informatie. Ook in 2005 denkt de informatiewerker dat het ontvangen en verstrekken van informatie productiever kan. De tijd die de informatiewerker gemiddeld bezig is met het verstrekken of krijgen en lezen van informatie is zelfs toegenomen ten opzichte van 2003.
Het volledige onderzoek kun je hier inzien.

Managers en ICT-professionals besteden 8 uur per week aan e-mail

  1. E-mailen, telefoneren, sms-en: het lijkt wel of we niet meer zonder kunnen. Ooit was er een tijd dat éénmaal per dag de postbode kwam. We lazen de brieven en konden de rest van de dag aan ons werk besteden. Tegenwoordig ontvangen en versturen werknemers elk moment van de dag informatie met hun PC, mobiel of Blackberry. Dat maakt ons een stuk efficiënter denken we, maar is dat nu echt zo?

50% van de tijd “online'”

In de ICT-barometer 2007 beschrijft Ernst & Young hoeveel tijd managers en ict-professionals op het werk besteden aan telecommunicatie. De ondervraagden surfen per week gemiddeld 4,7 uur op internet, e-mailen 8,0 uur en hun telefoon hebben ze gemiddeld 6,1 uur aan hun oor. Het grootste deel van deze communicatie mag dan voor werkdoeleinden zijn, in totaal kost mail, telefoon en internet 18,8 uur ofwel de helft van de werkweek.

Verslaafd aan informatie

“Werknemers laten zich vaak en graag onderbreken door e-mail en telefoon” en “Het IQ van mensen die vaak worden verstoord daalt sterker dan van mensen die geregeld stoned zijn”. Dat zijn twee van de uitkomsten van het onderzoek dat de Britse psychiater Glenn Wilson heeft uigevoerd in opdracht van computergigant Hewlett-Packard. In het onderzoek kregen deelnemers tekstberichten toegestuurd terwijl ze ook opdrachten en vragen kregen. De testpersonen bleken het niet te kunnen laten om ook de berichten te openen. Nog opvallender was het dat het IQ van deze personen onder invloed van de storende e-mails met tien punten daalde. Volgens het onderzoek is één op de vijf werknemers blij met onderbrekingen door e-mail en telefoon. Het onderzoek van Wilson spreekt zelfs van “info-manie”: de onbedwingbare drang naar informatie via (tele) communicatie. Mensen lijken verslaafd aan hun e-mail en telefoon. Van de 1100 personen die Glenn Wilson ondervroeg voor zijn onderzoek, gaf meer dan de helft toe direct op een e-mail te reageren. Meer dan een vijfde zei er zelfs een vergadering voor te onderbreken. Ook in Nederland bestaat deze e-mail afhankelijkheid. Uit een recent onderzoek van Management Team blijkt dat het merendeel van de Nederlandse managers de dag niet doorkomt zonder het lezen van binnengekomen e-mails.

Blij met de onderbrekingen

Maar komen we nog wel toe aan het echte werk? Niet iedereen is opgewassen tegen de druk van telefonie en e-mail en de gemiddelde werknemer onderneemt vaak geen actie tegen de telefoon- en mailterreur. Hij vindt het veel te fijn om voortdurend te worden lastiggevallen. Een op de vijf werknemers zegt blij te worden als hij door e-mail of telefoon wordt onderbroken tijdens een gesprek. Ruim de helft van de werknemers zou “verslaafd” zijn aan het controleren van mail buiten kantooruren. Adviesbureau Basex uit Amerika berekende dat werknemers gemiddeld elf keer per uur worden gestoord. Dat kost het Amerikaanse bedrijfsleven jaarlijks 558 miljard dollar (454 miljard euro).

Fred Zijlstra, hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie aan de Universiteit van Maastricht, heeft onderzocht hoe mensen reageren als ze veel worden gestoord tijdens hun werk. “Hoe ingewikkelder je werk, hoe lastiger het is om weer verder te gaan en hoe langer het duurt om van de verstoring te herstellen.” Of alle telecommunicatie echt storend is, ligt wel aan de aard van je werk, legt hij uit: “in sommige beroepen is communicatie een belangrijk onderdeel van het werk. Maar als het hoofdbestanddeel van je beroep bestaat uit het schrijven van artikelen, dan kan deze communicatie wel echt een onderbreking zijn.”

Je concentratie terugvinden kost tijd

Hij kan zich vinden in de uitkomst van het onderzoek van Glenn Wilson, maar plaatst ook een kanttekening. “Binnengekomen berichten en de telefoons die rinkelen, zorgen voor een onderbreking van je werk. Ze storen in een doorlopende gedachtegang, het breekt de concentratie. Vervolgens kost het tijd om weer terug te keren naar die denkstroom. Dat daardoor de testen in het Britse onderzoek slechter gemaakt werden kan heel goed. Maar het is onjuist te zeggen dat het IQ van de proefpersonen ook lager ligt.”

Zijlstra wijst daarnaast op een ander probleem: “Mensen die vaak worden gestoord, blijken meestal alsnog op tijd klaar te zijn met hun taak. Hun hoofdactiviteiten weten zij daarbij wel te doen, maar ze bezuinigen op ondersteunende activiteiten. Denk daarbij aan het controleren of er wel papier in de printer zit, of aan het zeker weten dat je wel het juiste bestand verstuurt. Door minder zorgvuldig te zijn, kan er ook meer misgaan. En wanneer dingen misgaan, is er meer kans op stress.”

Zet je telefoon en je e-mail eens uit. “Met deze kennis lijken de zegeningen van de moderne technologie dus erg verraderlijk: niet alleen ben je je halve dag eraan kwijt, ook wordt je concentratie minder en neemt de stress toe”. Het woord verslaving neemt Zijlstra niet in de mond. Wel geeft hij aan dat zeker de telefoon een zeer indringend medium is. “Mensen laten een telefoon vaak niet lopen; zelfs onder het eten nemen ze nog op. Ook voor e-mail geldt dit eigenlijk. Als iemand weet dat er een nieuw bericht is denkt hij toch: “even kijken wat het is.”

Zijlstra raadt aan een “natuurlijk rustpunt” te zoeken om je mail te checken, bijvoorbeeld direct wanneer je de ene taak af hebt en nog niet aan de volgende begonnen bent. En wanneer het net lekker gaat met je werk, kan je misschien zelfs de telefoon uitzetten of naast de haak te leggen.

Bronnen: De Volkskrant, Spits, Monsterboard Carrièrecentrum


In de efficiency trainingen van Missing Link leer je o.a. hoe je kunt voorkomen dat de informatie “overload” je werkdag domineert. Ook verzorgt Missing Link een training Slimmer werken met Outlook die je leert hoe je de tijdsbesparende functies in Outlook kunt toepassen.

TNO: productiviteit loopt op, maar werkdruk ook

Onlangs publiceerde TNO haar onderzoek “Worklife in the Netherlands”. Een publicatie vol interessante feiten:

  • Nederlandse werknemers hebben in vergelijking met de rest van Europa afwisselend en leerzaam werk van hoog niveau met een grote mate van zelfstandigheid. Daar komt nog bij dat we steeds minder zijn gaan werken. De keerzijde is wel de enorme werkdruk die we dagelijks ervaren.
  • De dienstensector groeit in Nederland. Daarom horen we hier ook tot de top van de computergebruikers in Europa. De gemiddelde werknemer in Nederland zit 3,5 uur per dag achter de computer, in de dienstensectoren is dat zelfs 5 tot 6 uur per dag.
  • Nederlanders zijn wereldkampioen parttimewerk. Maar daar staat tegenover dat de arbeidsproductiviteit per gewerkt uur tot de top van Europa behoort en zelfs hoger ligt dan in de VS. Dat brengt ook de schaduwzijden van het werk in beeld. Juist in de dienstensector zijn de werkdruk en emotionele belasting hoog, vooral door de vele “klantcontacten” en het intensieve werken op de computer.

Het onderzoek van TNO bevestigt wat in de trainingspraktijk van Missing Link dagelijks naar voren komt. Ons werk wordt complexer door de groeiende informatietoevloed, snel veranderende omstandigheden en steeds hogere kwaliteitseisen. Ook de eisen aan samenwerking en overdrachtscommunicatie worden hoger door de toename van parttime werken. Daarnaast wordt de afhankelijkheid van computerprogramma’s steeds groter.

Deze veranderende omstandigheden vragen om een drastische verandering in je werkwijze. Als je de planning en organisatie van je werkzaamheden niet strak in de hand hebt, dan ontstaan er achterstanden, vallen zaken tussen wal en schip en kun je zelfs uitvallen. Overzicht, rust en tijdwinst  zijn belangrijke resultaten van de efficiency training van Missing Link. Meer weten? klik hier.

Hoe efficiënt werkt Nederland?

Al enige tijd is op de website van Missing Link een online efficiency test te vinden. Deze test biedt invullers inzicht in hun “efficiency score” op acht gebieden, variërend van “Werkgewoonten” en “Plannen en organiseren” tot “Resultaatgerichtheid” en “Stress en werkdruk”. Missing Link consolideerde de testresultaten en destilleerde daaruit een aantal opvallende conclusies.

Gemiddelde score: 7-

De maximaal haalbare score in de Missing Link efficiency test is 168 punten. Gemiddeld scoren invullers van de test 115 punten. Rekenen we dat om naar een schaal van 1 tot 10, dan komen we op een 7-. Niet slecht, maar toch voldoende aanleiding voor verbetering. Zeker als we bedenken hoeveel impact een goed georganiseerd werkproces heeft op de kwaliteit van én het plezier in het werk.

Nu even niet (?)

Slechts 15% van de respondenten neemt altijd maatregelen om ongestoord te kunnen werken aan belangrijke taken. 45% zegt dit soms of zelfs helemaal nooit te doen. Het goed kunnen omgaan met onderbrekingen blijkt voor veel mensen nog niet zo makkelijk te zijn.

Archief of labyrinth?

74% zegt over een goed tot zeer goed gestructureerd (papieren en digitaal) archief te beschikken, waarin zij zelf alle benodigde informatie snel kunnen vinden. Op de vraag of collega’s in datzelfde archief ook alle benodigde informatie kunnen vinden, antwoordt echter slechts 48% bevestigend. Men kan zich dus afvragen hoe toegankelijk en gestructureerd zo’n archief werkelijk is. Daarnaast blijkt dat slechts 27% dezelfde indeling hanteert voor het papieren en het electronische archief. Bij 73% is het electronische archief anders ingedeeld dan het papieren archief. Dit leidt tot onnodig tijdverlies bij het zoeken naar informatie.

Planning: bepaald niet ingeburgerd

Voor omvangrijke werkzaamheden maakt slechts 16% van de respondenten altijd een actieplan met duidelijke subdoelen en deadlines. 66% doet dat soms of helemaal nooit. Het is dan ook niet verwonderlijk dat 64% zegt ad hoc taken op te kunnen vangen zonder dat de eigen planning in knel komt. Een niet gemaakte planning kan namelijk ook niet in de knel komen…

Efficiënt vergaderen, kan dat dan?

Als 56% van de respondenten vaststelt dat de status van agendapunten meestal onduidelijk is en dat een tijdafspraak ontbreekt, dan is het niet vreemd dat vergaderingen vaak uitlopen en de deelnemers er een onvoldaan gevoel aan overhouden. Hierbij valt op dat 51% bovendien geen actie onderneemt wanneer een vergadering te laat begint of dreigt uit te lopen. We laten het dus gewoon gebeuren…

E-mail Inboxen: er kán veel in, maar is dat ook handig?

Een (te) volle e-mail Inbox haalt je uit je concentratie en vraagt ongemerkt veel tijd (“Nog zoveel mailtjes te beantwoorden, nog zoveel te doen!”). Missing Link hanteert dan ook de norm dat er nooit meer dan 7 (gelezen en ongelezen) e-mails in de Inbox staan. Bij de start van onze trainingen komen we regelmatig excessen tegen van vele honderden of zelfs duizenden e-mailtjes in de Inbox. Ook uit de efficiency test blijkt dat maar weinigen onder de grens van 7 blijven: slechts 6% komt daar nooit boven. Met doortastend e-mailbeheer valt dus veel winst te behalen.

Doe jij het beter?

Benieuwd naar je eigen efficiency score? Doe dan zelf de efficiency test