Drie uur tijdwinst per week
Constructieve werkgewoonten, een goede werkplekorganisatie. Het zijn belangrijke technieken om werkstress te voorkomen, zo stelt efficiency consultant Lia Bloemers. Bij het Automatiseringscentrum nam men de proef op de som. “Voor mij was dit een eye-opener.”
“Niemand heeft tijdens zijn opleiding geleerd zijn werk te organiseren, terwijl daar toch vaak de belangrijkste oorzaak van stress ligt,” stelt Lia Bloemers, Om mensen behulpzaam te zijn bij de ordening van hun werkactiviteiten, biedt efficiency consultant Bloemers een trainingsmethode die zich richt op het aanleren van constructieve werkgewoonten, technieken voor werkplekorganisatie, planning én prioriteitenstelling. Een aanpak die volgens Bloemers voor iedereen werkt. Het grootste gedeelte van het programma speelt zich af op de eigen werkplek van de cursist. Zodoende kan effectief worden ingegaan op de individuele problematiek.
Bloemers werd benaderd door het Hoofd P&O van BAC/SO die naar mogelijkheden zocht om mensen efficiënter te laten werken en zo tot een beter time management te laten komen. Gevolg was dat afgelopen jaar zo’n veertig medewerkers van B/AC de time management training van Missing Link volgden. Bloemers speelde hierbij in op drie voor het B/AC kenmerkende vraagstukken. Als eerste de soms diffuse verantwoordelijkheidsstructuur. “Verantwoordelijkheden zijn niet zo strikt afgebakend. Daardoor is men al snel bang een collega te passeren. Gevolg is dat het aantal cc-tjes ongelooflijk talrijk is. Het eerste wat ik iemand leer, is het e-mailverkeer te beperken tot díe informatie die voor het werk echt onmisbaar is. Je naam laten verwijderen uit een voor jou niet-interessant adressenbestand, brengt je al een heel eind op weg.”
Bloemers werd verder getroffen door wat zij “een hoog interruptiegehalte” op de werkvloer noemt. “Het viel me tijdens individuele coachingsgesprekken op dat mensen ons voortdurend in de rede vielen. Dat is daar kennelijk heel gewoon. Ik kan mij alleen niet voorstellen dat wie constant reageert op interrupties, in staat is geconcentreerd te werken. Wat volgens haar ook opviel was dat moeilijkheden vaak “nogal ad hoccerig” worden opgelost. “Natuurlijk is het zo dat het B/AC in een overgangsfase zit naar een nieuwe organisatiestructuur. Maar dat is niet de enige reden. Ad hoc betekent in de praktijk nog wel eens dat te vele problemen te kort voor de deadline moeten worden verholpen. En dat werkt verstorend.”
Drie pijlers
De training rust op drie pijlers: werkgewoonte, werksysteem en planning. Op dag 1 worden de werkgewoonten tegen het licht gehouden. “Het gaat dan vooral om het aanleren van actief gedrag – werkzaamheden niet langer voor je uitschuiven dan strikt noodzakelijk is. Dat is belangrijk, omdat mensen van nature hamsteraars en uitstellers zijn. Elke keer verbaas ik me weer hoe vol bureaus liggen met papier dat niet direct met het werk te maken heeft. Vaak legt iemand een rapport op z’n bureau met de gedachte “dan vergeet ik het tenminste niet”. En vervolgens ligt het daar een paar maanden. Dat geeft allemaal ruis en leidt te veel af van de taken die je op dat moment eigenlijk zou moeten doen. Bovendien is zo’n niet opgeruimd bureau ook uit het oogpunt van informatiebeveiliging een slechte zaak.” Een belangrijke suggestie van Bloemers is het dagelijks afhandelen van de mail. “Kleine klussen doe je vervolgens het eerst en daarna maak je voor de grotere een planning. In het verlengde daarvan ligt het duidelijk en bijtijds communiceren over wat je van je collega’s gedaan wilt hebben en wanneer. Zo kunnen ook zij hun werk plannen. Het klinkt basaal, maar het werkt echt.” Bloemers besluit dag 1 met het maken van en lijstje met individuele afspraken: een actieplan. “Na twee weken kom ik terug om te kijken wat daarvan is terechtgekomen, en of er knelpunten zijn. Die probeer ik dan op dag 2 aan te pakken. Na enkele weken wordt het actieplan op dag 3 geëvalueerd. Die relatief lange periode is nodig om mensen aan de nieuwe werkwijze te laten wennen”.
De totale begeleiding duurt gemiddeld drie tot vier maanden. De directe tijdsinvestering per cursist bedraagt twaalf uur. Daarnaast besteedt men nog een aantal uren aan tussentijdse opdrachten, die in het dagelijkse werk worden ingepast. Op dag 4 vindt een effectmeting plaats.
Opgelucht
Ondanks enige scepsis vooraf, blikt vrijwel iedereen met plezier terug op de training, aldus Bloemers. “Negen van de tien deelnemers zijn opgelucht, omdat ze meer grip op hun werk hebben gekregen”.Uit de evaluatiegesprekken bij het B/AC bleek dat de veertig cursisten gemiddeld ieder zo’n drie uur tijdwinst per week boeken. Voor een enkeling bij wie de training niet wil beklijven, biedt Bloemers nog een vijfde dag aan. De meeste deelnemers slagen er echter gemakkelijk in om hun slechte werkgewoontes binnen het geschetste tijdskader te veranderen: “na ongeveer zes weken zijn de nieuwe gewoonten ingesleten. En al na dag 2 zie je overal opgeruimde bureaus en geleegde mailboxen.”
Twintig procent tijdwinst
Voor Jan van Kommer, Huisvestings- en TIS-coördinator bij het B/AC, bleek de training onverwacht een flinke tijdwinst op te leveren. “Aanvankelijk had ik het gevoel dat het met mijn planning wel goed zat. Maar na afloop bleek de efficiency training wel degelijk zin te hebben gehad. Ik heb nu een beter overzicht en werk minder over, omdat ik beter heb leren plannen. Lastige klussen schuif ik niet langer voor mij uit, maar doe ik als eerste. Verder wees Lia Bloemers mij nadrukkelijk op de knelpunten. Ik had bijvoorbeeld de neiging te veel mailtjes te bewaren. Nu behandel ik dagelijks mijn ingekomen mail. Wat ik niet meteen afhandel, gaat in de map “nog te plannen”. Deze werk ik aan het eind van de week alsnog af. Ik ben nu ook veel radicaler in het weggooien van oude mail. In mijn baan word ik regelmatig aangeschoten door collega’s. Dat heb ik nu iets ingedamd. Alles bij elkaar levert deze manier van werken mij ongeveer twintig procent tijdwinst op.”
Ik wilde graag veranderen, maar wist niet hoe
Bram Leenhouts, medewerker P&O bij het B/AC, begon sceptisch aan de efficiency training, maar werd uiteindelijk één van de meest enthousiaste cursisten. “Mijn baas zei aan het begin van de training: als zij jouw werkwijze kan veranderen, dan is het een heel goede training. Ik was van mezelf nogal ongeorganiseerd. In mijn werk heb ik veel contacten met collega’s, en het kostte me moeite daar enige orde in aan te brengen. Als ik de kamer afliep, zag ik meteen mensen met wie ik eigenlijk nog iets zakelijks te regelen had. Die werkwijze was erg vermoeiend. Voortdurend moest er vlak voor de deadline veel werk worden verzet. Soms zoveel, dat die deadline niet meer te halen was. Ik wilde graag veranderen, maar wist niet hoe. Gewoontes verander je niet in een handomdraai. Onverwacht bleek de efficiency training een eye-opener. Het leert je naar jezelf te kijken en is op een leerzame manier confronteren. Na ongeveer drie maanden kwam het omslagpunt, en merkte ik dat oude werkgewoonten begonnen te veranderen. Dat heeft mij definitief overtuigd en enthousiast gemaakt Ik heb onlangs zelfs een presentatie over deze training gehouden voor een aantal human resource adviseurs.”
Gepubliceerd in Belasting Bulletin, februari 2002
