Missing Link leert managers en hun medewerkers bij de Gemeente Almere om de informatiestroom beter te beheren. Op de werkplek krijgen ze tips en adviezen over onder meer archiefbeheer, werkgewoonten en planning. K&E liep een dagje mee.
Lia Bloemers tekent op de flip-over een aquarium. “Wat zit er allemaal in zo’n aquarium?” vraagt ze aan de cursisten. “Zand, kiezels, planten, vissen.” Ze tekent verder. “Een baby-haaitje”, roept iemand. Hilariteit alom. Bloemers lacht mee en vraagt: “Wat gebeurt er als ik er een kei ingooi?” Ja, dan stroomt ie over. Logisch. Bloemers: “Vergelijk het aquarium nu eens met de tijd die je voor je functie beschikbaar hebt. Je moet van tevoren, proactief, nadenken over wat in je werk belangrijke zaken zijn, en die “keien” een plek in je agenda geven. Dan zie je vanzelf hoeveel zand en kiezels er nog bij kunnen en dat dwingt je je werkgedrag aan te passen.”
Olifanten
De stemming zit er goed in bij de medewerkers van de afdeling Communicatie van de gemeente Almere. In een vergaderruimte onderin het Almeerse stadhuis nemen ze deel aan de efficiency training van Missing Link. De training helpt cursisten via individuele coaching hun werkgewoonten, werkplekorganisatie en planning te optimaliseren. Op vier cursusdagen, verspreid over drie tot vier maanden, leren ze onder meer efficiënter om te gaan met hun e-mail en beter te plannen. Een groot deel van de training speelt zich af op de werkplek van de cursist. Daar geeft de trainer individuele aanwijzingen. Aandachtspunten zijn: gerichter werken aan kerntaken, verbeteren van informatiebeheer, ontwikkelen van actiegericht gedrag en verbeteren van de samenwerking, met als resultaten minder werkdruk, hogere productiviteit en tijdbesparing.
Lia Bloemers van Missing Link, het bureau dat de trainingen verzorgt: ‘Iedereen die in een kantooromgeving werkt, wordt bedolven onder informatie. Telefoontjes, mailtjes, faxen, het gaat maar door. De Inbox van veel medewerkers puilt zowat uit. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op hun organisatietalent.” De oplossing ligt in het verstandig omgaan met de beschikbare tijd. “Wij helpen hen daarbij, met behulp van drie “ingangen”: archief, werkgewoonten (hoe gaan cursisten bijvoorbeeld om met interrupties?) en planning.”
“Iedereen die in een kantooromgeving werkt, wordt tegenwoordig bedolven onder informatie.”
Trainingsdag I staat in het teken van werkgewoonten en werksysteem. “Hoe organiseer je je werkplek” en “hoe bouw je in je kast en je computer een deugdelijk archief op” zijn vragen waarop de deelnemers antwoord krijgen. Verder leren ze slimmer gebruik te maken van programma’s als Outlook en krijgen ze tal van tips en adviezen. Zoals: voorkom olifanten, oftewel los problemen op als ze nog klein zijn. Of: zet het geluidje dat aangeeft dat je e-mail hebt ontvangen, uit. Dat leidt alleen maar af. Bovendien is het niet nodig om voortdurend je e-mail te checken. Tweemaal per dag, bijvoorbeeld ’s morgens en midden op de dag, is meestal meer dan genoeg.
Het thema op de tweede cursusdag is “plannen”. Dag drie en vier van de training zijn, in de vorm van individuele begeleiding op de werkplek, gevuld met het realiseren van een persoonlijk actieplan. Dat plan is onder andere gericht op archivering, post- en informatieverwerking, verbetering van de samenwerking met collega’s en omgaan met interrupties en persoonlijk gedrag. Op de laatste dag worden de resultaten van de training met de deelnemers besproken en vindt een effectmeting plaats. De resultaten worden schriftelijk en mondeling aan de opdrachtgever gerapporteerd. “Gemiddeld realiseren onze cursisten een tijdwinst van vijf uur per persoon per week”, zegt Bloemers.
Nee zeggen
“We weten het allemaal wel, maar op de één of andere manier doe je het niet of kom je er niet aan toe”, vat Karin Hagelstein, hoofd van de afdeling Communicatie van de gemeente Almere, het nut van de efficiency training samen. “Rust nemen op de goede momenten, dát ontbreekt er bij ons aan. En het is belangrijk dat iemand de juiste vragen stelt. Als je een aantal basisregels hebt, helpt dat.” De gemeente zit middenin een reorganisatie en dat betekent dat de afdeling Communicatie het druk heeft. Of, zoals Hagelstein zegt: “Het is bijzonder hectisch”.
De zes medewerkers van de afdeling volgen in het Almeerse raadhuis dag II van de training. De sfeer is ontspannen, er wordt veel gelachen, maar tegelijkertijd heeft Bloemers de regie stevig in handen. “Ik moet streng zijn”, zegt ze meerdere malen. Ze geeft aan hoe belangrijk het is om nieuwe werkgewoonten bij te houden: “Het moet als tandenpoetsen worden, daar denk je ook niet bij na.”
Plannen is vandaag het centrale thema. “Plannen zit tussen je oren”, zegt Bloemers. Ze haalt een uitspraak aan van Henry Kissinger: “Next week there can’t be any crises. My schedule is already full”. De groep grinnikt. Bloemers: “Je moet je regelmatig afvragen: wat is belangrijk en wat is mijn eerste moment van actie? En: wat is reële ad hoc? Ook moet je “nee” durven zeggen en je eigen grenzen bewaken”. Er klinkt gemompel. “Nu even niet!” grapt iemand. Bloemers, onverstoorbaar: “Let wel, je haalt nooit honderd procent van je planning. Ik denk dat jullie nu ongeveer op vijftig procent zitten. Straks gaan we samen jullie agenda vullen voor de komende week. En vervolgens moet je dat iedere week doen.” “Je moet doelen stellen”, vervolgt ze. “Die geven richting aan je werkgedrag. En, ook belangrijk, bepaal wat je wilt bereiken in een bepaalde periode”.
“Weet jij eigenlijk waar je met je team heen wil? vraagt ze ineens aan het afdelingshoofd. “Ja”, is het antwoord. “Maar hoe dan?” Dat wordt al lastiger. “En wanneer? Wat staat er al op papier?” Een spervuur van vragen volgt, de antwoorden volgen mondjesmaat. “Snap je wat ik bedoel?” vraagt Bloemers. Instemmend geknik. Vervolgens verkast iedereen naar de eigen werkplek, waar Bloemers individuele aanwijzingen zal geven.
“Weet je waarom de trainingen zo aanslaan”, zegt ze. “Hoe je je werk doet, draagt bij aan je eigen reputatie én aan de performance van de organisatie waar je werkt. Mensen realiseren zich dat vaak niet. Ik maak de cursisten bewust van hun werkhouding en vraag wat hun verbeterpunten zijn. Ik maak daar concrete afspraken over en spreek hen daar vervolgens op aan.”
“Geen vrijblijvende zaak”
André de Boer, hoofd van de afdeling Vergunningen/Handhavingen bij de gemeente Almere, volgde zo’n twee jaar geleden met zijn team een efficiency traject bij Missing Link. Hij is enthousiast over de training. “Onze afdeling houdt zich bezig met APV’s en Bijzondere Wetten. Er werken tien mensen. Voorheen werkte iedereen op zijn eigen manier. Het was daardoor bijvoorbeeld lastig om werk van elkaar over te nemen. Met de komst van Lia Bloemers is dat veranderd. Vergunningaanvragen hangen nu centraal in kasten, en zijn op onderwerp of straatnaam gerangschikt. Van iedere aanvraag kun je zien welke status hij heeft. Verder zijn alle taken weggeschreven in de takenlijst van Outlook. Collega’s kunnen nu bij elkaar precies zin wie waar mee bezig is.”Het team heeft tussentijds een korte opfriscursus gehad.”Het is geen vrijblijvende zaak”, vindt De Boer. “We houden het goed bij en spreken elkaar er ook op aan. En voor nieuwe collega’s geldt: het eerste dat ze op hun bureau krijgen, is de efficiency-handleiding.”
Gepubliceerd in Kantoor & Efficiency, mei 2004
