In-company Team archief training
Als een gemeenschappelijk archief transparant, volledig en snel doorzoekbaar is, dan hoeft iedereen individueel niet meer zoveel te bewaren. Zo’n afdelingsarchief willen we allemaal wel.
Zie je dit ook in jullie afdelingsarchief?
- Onbegrijpelijke namen voor mappen
- Overal en nergens losse documenten naast de mappen
- Onoverzichtelijk lange reeksen mappen
- Veel niveaus
- Verschillende indelingscriteria door elkaar
- Persoonsnamen in plaats van functionele namen voor mappen
- Onduidelijke en inconsequente benamingen van documenten
- Geen duidelijk onderscheid tussen concepten en definitieve documenten
Zoeken in een dergelijk archief kost veel tijd en levert veel ergernis op.
Hamsteren in 21-voud op schijf, in Inbox en geprint
Bij een afdeling met 20 medewerkers zal het je niet verbazen dat je veel documenten 21 keer aantreft. Namelijk bij iedereen op de persoonlijke schijf én in het afdelingsarchief op de gemeenschappelijke schijf.
Maar we zijn er nog niet. Veel van die documenten vind je vaak ook nog in 20 Inboxen als bijlage bij de e-mail waarmee ze verspreid zijn. Tenslotte zal een deel – ondanks clean desk beleid en weinig opbergruimte – toch zijn uitgeprint.
Hamsteren is een moeilijk te onderdrukken menselijke neiging. Je hoeft zaken niet dubbel te bewaren. En je collega’s op de afdeling hoeven dat ook niet te doen. Als je maar weet waar je het kunt vinden als je het nodig hebt. Bij een goed ingericht gemeenschappelijk archief volstaat het om 1 exemplaar te archiveren. Dat scheelt veel tijd en opslagcapaciteit.
7 Stappen
De training voor het (her)inrichten van gemeenschappelijke archieven begint met een intake en wordt aan de hand van een stappenplan in overleg met de opdrachtgever vormgegeven. De uitvoering gebeurt door een klein groepje ,gebruikers, begeleid door de trainer. Resultaat: een toegankelijke, herkenbare structuur en een werkinstructie met heldere spelregels voor iedereen.
Hieronder zie je een voorbeeld van een programma voor de Team archief training:
- Stap 1: Intake en kick off bespreking
- Stap 2: Inventarisatie randvoorwaarden informatiebeheer
- Stap 3: Inventarisatie huidige inrichting informatiebeheer
- Stap 4: Ontwerp en presentatie gemeenschappelijke archiefstructuur
- Stap 5: Actieplan implementatie/conversie
- Stap 6: Uitvoering implementatie/conversie
- Stap 7: Ontwikkelen werkinstructie voor medewerkers
