Vakantie is belangrijk om de zinnen eens goed te kunnen verzetten en om de accu weer op te laden. En dat lukt alleen maar als we de deur achter ons kantoor met een gerust gevoel helemaal dicht kunnen trekken.
Waar is mijn vakantiegevoel gebleven?
Herken je dat? Net terug van vakantie en het is alsof je nooit bent weggeweest:
- je Inbox puilt uit met honderden e-mails
- stapels post op je bureau
- je wordt alweer in ettelijke vergaderingen verwacht
- collega’s die iets hadden moeten doen, hebben dat niet gedaan
- …en zijn nu (uiteraard) zelf op vakantie
Voorkom een “post-vakantie-depressie”
Je kunt voordat je op vakantie gaat een aantal maatregelen nemen die ervoor zorgen dat je bij terugkomst niet meteen weer je koffers wilt gaan pakken.
- Plan vóór je vakantie alvast een afspraak met jezelf (eventueel samen met je management assistente) op de ochtend van de eerste werkdag na je vakantie.
- Markeer deze afspraak zodanig dat niemand het in zijn hoofd haalt om er iets anders voor in de plaats te willen afspreken.
- Gebruik die ochtend om je e-mails en papieren post te behandelen en ook om je planning voor de komende dagen en je takenlijst en prioriteiten bij te werken.
- Draag lopende zaken zoveel mogelijk over aan een collega, bij voorkeur met een beknopt overdrachtsdocument waarin je benoemt:
- de belangrijkste aandachtspunten/beslismomenten
- waar relevante informatie te vinden is
- wie er direkt betrokken zijn, met hun contactgegevens
- naar wie geëscaleerd kan worden indien nodig
- Plan vóór je vakantie ook meteen een afspraak ná je vakantie met die collega om zaken weer terug overgedragen te krijgen.
Laat weten dat je op vakantie bent
Out-of-office replies in Outlook en Lotus Notes
Stel een Out-of-office-reply in voor de periode dat je weg bent.
- Geef in de boodschap aan dat je pas kunt reageren na datum van terugkomst.
- Vermeld eventueel de contactgegevens van de collega die je waarneemt.
Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:
Een collega machtigen om je-mail te monitoren
In Outlook en Lotus Notes
Verwacht je tijdens je vakantie e-mails waarop actie moet worden genomen? Dan kun je een collega machtigen om je e-mail te bekijken. Volg onderstaande links voor stap-voor-stap instructies:
Vakantietips voor thuis
Voor jouw gemak hieronder nog wat handige tips om ook thuis de zaakjes snel en efficiënt te regelen voordat je op vakantie gaat:
- Vrijwel elk dagblad biedt via zijn website de mogelijkheid om de bezorging tijdens je vakantie tijdelijk stop te zetten. Want je gaat toch niet echt de kranten van 3 weken “bijlezen”?
- Post.nl biedt op haar website een handige bewaarservice aan: al je post wordt dan in één keer bezorgd op de eerste werkdag na je vakantie.
- Een checklist voor wat je wilt meenemen vind je op www.meenemen.nl. Je kunt op alfabet kiezen, maar ook een maatwerk bagagelijst samenstellen, zelfs per soort vakantie.
- Mobiel bellen is vaak duur vanuit het buitenland. Op www.vakantiebellen.com vind je kostenbesparende tips.
- Een hulpje voor het omrekenen van valuta vind je op www.gwktravelex.nl
- Voor een aantal landen heb je een visum nodig. Procedures, kosten en doorlooptijden verschillen per land. Kijk op www.visum.nl hoe het zit.
Tot slot…
- weersta de verleiding om tijdens je vakantie zakelijke mail te bekijken of zakelijke voicemails af te luisteren
- trek de deur van je kantoor mentaal even helemaal dicht
- geniet van je gezin, vakantie en ontspanning, net zoals je je anders op je werk focust
- stel het moment van het ophalen van je zakelijke mail uit tot de eerste dag dat je weer aan het werk gaat
