Je herkent het vast wel. Na de Kerstvakantie ben je dagenlang bezig om je e-mails te verwerken. Dat kost veel tijd. Bovendien zijn veel berichten niet meer actueel. Problemen zijn bijvoorbeeld intussen al opgelost of achterhaald. Er zijn een aantal mogelijkheden om te voorkomen dat je na je Kerstvakantie opnieuw wordt ondergesneeuwd. Door e-mails dus.
1. Stel een Out-of-office reply (Afwezigheidsassistent) in
Je kunt in de meldtekst bijvoorbeeld de volgende tekst opnemen: “Ik ben vanaf 20 december tot en met 2 januari op vakantie. Heeft u een dringende vraag? Stuur dan uw bericht opnieuw naar de heer P.I. Neut, die mij vervangt. Alle mail die ik tijdens mijn vakantie heb ontvangen, wordt door mij niet in behandeling genomen. Mocht u mij een bericht hebben gestuurd waarvan u vindt dat ik het echt moet zien, dan verzoek ik u vriendelijk deze na 2 januari opnieuw te versturen”. Je werpt hiermee een e-mail drempel op, omdat je de omgeving vraagt een extra inspanning te doen. Als dat echt nodig is, dan doet men dit heus wel.
Volg deze link voor stap-voor-stap instructies: Instellen Out-of-office-reply in Outlook
2. Stel Regels in
- Je kunt een regel instellen met de tekst “Alle e-mail wordt doorgestuurd naar mijn collega die mij tijdens mijn afwezigheid vervangt”. Het is natuurlijk dan wel van belang dat je met je collega afspreekt wat je van hem/haar verwacht. Je kunt de regel ook een aantal dagen vóór het einde van jevakantie laten eindigen. Dan heb je alleen de actuele berichten in je brievenbus.
- Je kunt ook als regel instellen dat alle mail automatisch wordt opgevangen in een speciale map Vakantiepost die je van te voren hebt aangemaakt. Schakel daarnaast de Afwezigheidsassistent in en meldt dat je pas na een bepaalde datum je e-mail gaat behandelen. Vraag eventueel dringende boodschappen opnieuw te versturen. Je merkt dan vanzelf hoe belangrijk het bericht was!
Volg deze link voor stap-voor-stap instructies: Regels instellen in Outlook
