Pepmiddel tegen de chaos
Een bureau vol paperassen, stapels achterstallige post en een chaotische agenda? In menig kantoorgebouw tref je het aan. Er wordt vaak beschaamd om gelachen, maar ongeordend werken zal onherroepelijk leiden tot stress… of erger. Althans, dat zegt consultant Lia Bloemers. “Individuele coaching op de werkplek kan uitval helpen voorkomen.”
Druk, druk, druk?
Wie klaagt er eigenlijk niet over een te grote werkdruk en te weinig tijd? Om de oorzaak te achterhalen hoeft de medewerker in veel gevallen niets anders te doen dan z’n eigen gangen na te gaan. Gaat u geordend te werk? Is uw bureau netjes, is de post aan het eind van iedere dag afgehandeld, laat uw agenda aan duidelijkheid niets te wensen over? Is uw planning tot in puntjes geregeld maar blijft u tijd tekort houden? Dan mag u met recht zeggen het druk, druk, druk te hebben. Het omgekeerde komt echter ook voor. Vooral mensen die zelf al geen toonbeeld van rust zijn en moeite hebben het overzicht te bewaren kunnen het slachtoffer worden van hun eigen onvermogen. Dat is de stellige overtuiging van drs. Lia Bloemers. “Inefficiënt werken leidt uiteindelijk tot stress en zelfs overspannenheid.”
Als efficiency consultant van Missing Link traint Bloemers werknemers in de optimalisering van hun gewoonten, werkplekorganisatie en planning. Niet door theorieën te verkondigen over hoe het beter kan en moet, maar door gewoon bij de persoon in kwestie aan tafel te gaan zitten en samen orde op zaken te stellen. “Ik leer mensen om een stapje terug te doen. De werkdruk even te laten voor wat die is en eerst te leren organiseren. Men maakt het zichzelf maar al te vaak onnodig moeilijk.”
Prioriteiten stellen
Stapels papier op het bureau. Onbehandelde post, achterstallige facturen, onbeantwoorde e-mails, afspraken die niet op tijd worden nagekomen of zelfs worden vergeten. Lia Bloemers komt het dagelijks tegen. “Mensen werken vaak zonder structuur en zonder enig systeem. Een dat is ook niet gek: behalve de secretaresse leert niemand in zijn opleiding hoe je je werk moet organiseren.”
In vier dagen coacht Bloemers de medewerker, individueel op de werkplek. Ze probeert te structureren, de grote lijnen over te brengen. Van het opschonen van de werkplek tot constructief agendabeheer. Van archivering tot acties plannen. De adviezen zijn soms rigoureus van aard: zo wordt werknemers aangeraden papieren die ‘misschien nog wel eens nodig zijn’, direct weg te gooien. Dan is vaak de helft van de rotzooi al opgeruimd. “Als je je gaat afvragen of je ene bepaald document nog eens nodig hebt, is het antwoord bijna altijd “ja”. Beter is je af te vragen waar je de informatie kunt vinden als je het nog eens nodig hebt en onderling goede afspraken te maken wie wat bewaart”.
De overgebleven acties (post, telefoontjes, e-mail, afspraken) worden onderverdeeld naar mate van prioriteit. Andere belangrijke aandachtspunten zijn het verminderen van uitstel, verbeteren van de besluitvaardigheid en het verminderen van ad hoc onderbrekingen (“waarom zou je de deur niet dicht mogen doen als je niet gestoord wilt worden?”). Al na één dag blijkt de medewerker verbaasd over het gemak waarmee hij met een schone lei kan beginnen. “Het is ook niet zo moeilijk”, erkent Bloemers. “Maar er moet wel een knop om. Weinig cursisten vallen terug in het oude patroon. Daarvoor hebben we opfrisdagen.”
Hogere productiviteit
De gedachte aan het bekende time-management dringt zich op, maar Bloemers wijst die vergelijking van de hand: “Time management is slechts een onderdeel van onze efficiency trainingen. Bovendien is ons programma gericht op individuele ondersteuning op de werkplek zelf.” De consultant benadrukt dat de efficiency training niet alleen voor de werknemer een “oppepper'”is, maar zeker ook voor de werkgever. “Door interventie met onze training zal de organisatie kunnen rekenen op hogere productiviteit en kwaliteit. Dat komt ook de service naar klanten ten goede. Bovendien is het een preventieve methode om uitval tegen te gaan. Ook wordt het management ontlast omdat het zich minder met problemen op de werkvloer hoeft bezig te houden.” Een werknemer zal na een efficiency training het overzicht en de rust hervonden hebben en minder hoeven overwerken. Natuurlijk is het geen tovermiddel: “Soms zijn er mensen met een werkpakket van 140 tot 150 procent. Dan is er duidelijk sprake van een overload. Met onze training is dat misschien terug te brengen tot 120 procent, maar niet tot 100 procent. Dan moet er toch iets anders gebeuren.”
Do it now
Het trainingstraject neemt drie tot vier maanden in beslag. Een mens heeft nu eenmaal tijd nodig om oude gewoonten af te leren (gemiddeld zes weken) en daar nieuw gedrag voor in de plaats te stellen. Voorafgaand aan elke individuele werkplekbegeleiding is er een plenaire sessie. In deze groepsbijeenkomsten wordt aan de hand van de thema’s ‘Werkgewoonten en systemen’, ‘Werkplanning’ en Realisatie actieplan’ een chronologisch traject afgewerkt. Hierbij komen principes als “Doe de juiste dingen… en op tijd”, “Doe het niet”en “Plan het nu” voorbij. Bloemers relativeert het peptalk-gehalte van dergelijke kretologie. “Het is typisch Amerikaans om mensen op zo’n manier te motiveren. Bij Missing Link doe ik het op mijn eigen manier. Door mensen op een nuchtere en eenvoudige manier duidelijk te maken dat ze actie moeten ondernemen, nu en niet later, willen ze niet opgebrand raken. Ik vind het leuk om mensen te helpen hun werk efficiënter en beter uit te voeren. Als onze training een bijdrage kan leveren aan het plezier in je werk en het voorkomen van ziekteverzuim, dan hebben wij samen ons doel bereikt.”
Gepubliceerd in Rendemens nr. 3, 2000
