Krijg jij ook van dit soort vage mailtjes? Waar je niets mee kunt. Want waar moet je dan naar kijken? Wat verwacht de afzender van jou? En wanneer? Bovendien: aan wie wordt de vraag nou gesteld, want de mail is aan 7 collega’s gericht. En er staan 5 collega’s in de CC. Lastig hoor, dus laat je zo’n mailtje maar in je Inbox staan. Om er iedere keer als je met je Inbox bezig bent, opnieuw even naar te kijken en er uiteindelijk niets mee te doen.

Totdat een uur later een collega reageert met een vraag over de bedoeling van de afzender en hij een paar mogelijkheden schetst. Omdat hij op “Allen beantwoorden” heeft geklikt, komt zijn reactie bij 12 collega’s in de Inbox. Binnen 5 minuten reageert de oorspronkelijke afzender – ook aan iedereen – door uit te leggen dat de beschreven mogelijkheden niet helemaal passen in wat hij verwacht. Waarop een discussie ontstaat over de juiste vraagstelling. Na nog 4 rondjes RE: is de verwarring compleet en is er geen touw meer aan vast te knopen.

Over een vage vraag zijn in minder dan een dag ruim 70 e-mails verstuurd zonder dat dit tot een concreet resultaat heeft geleid. Het heeft wel de aandacht, tijd en energie gevraagd van 12 collega’s en misverstanden en irritatie opgeleverd.

Denk na voordat je op “Verzenden” klikt

Het helpt als je in je e-mails klare taal met elkaar spreekt. Formuleer dus concreet waar de mail over gaat en waarom je welke actie van wie verwacht. Liefst al in je onderwerp regel. En geef aan wanneer je graag antwoord wil. Door zo’n “piketpaaltje” in de tijd te slaan, maak je het voor iedereen een stuk makkelijker. Lukt het je niet om het Wie, Wat en Wanneer bondig en duidelijk op te schrijven, verstuur dan je e-mail nog niet.

Het betekent wel dat je, voordat je op “Verzenden” drukt, de tijd moet nemen om te beoordelen in hoeverre het Wie, Wat en Wanneer duidelijk zijn. Die tijd verdien je dubbel en dwars terug. Er ontstaat minder ruis, de geadresseerde weet precies wat er van hem/haar wordt verlangd en kan beter beslissen of en wanneer die met jouw verzoek aan de slag gaat. En jij kunt als afzender de mail met een deadline in je agenda of op je actielijst zetten met de status “wacht op antwoord”. Een kind kan de was doen!

Duidelijkheid voor iedereen

Van zo’n tijd gerelateerde afspraak heb je trouwens ook bij andere gelegenheden veel plezier. Ook in overleggen of bila’s zijn mensen vaak weinig concreet. “We moeten dit eens een keertje oppakken”, hoor je dan. Of “we moeten er binnenkort wat mee”. Of “Het staat op mijn netvlies”. Dit soort zaken verdwijnen ongemerkt in de Bermuda driehoek van goed bedoelde voornemens en intenties, om daar voor eeuwig in te blijven ronddraaien.

Vage verzoeken of afspraken helpen je niet om daadwerkelijk te bereiken wat je wil. Integendeel. Het creëert alleen maar misverstanden en frustratie. We komen in onze time management trainingen regelmatig mensen tegen die “verwachten” dat ze “binnenkort” “iets” moeten doen in bijvoorbeeld een project, maar niet precies weten wíe hen daarover wannéér gaat informeren. Laat staan dat ze weten hoeveel tijd zij voor het project in hun agenda moeten vrijhouden. We helpen hen om dit soort zaken concreet te krijgen, zodat zij beter weten waar zij aan toe zijn. Dat geeft rust!

Meer grip op je werk

Deelnemers aan onze trainingen krijgen meer grip op hun werk en boeken concrete resultaten, o.a.:

Loop jij ook al een tijdje rond met het idee om eens een training time management te volgen? Vraag dan nu informatie aan.