Als iemand je die vraag stelt, val je misschien even stil. Zeker als het je leidinggevende of je partner is. Je hebt toch al zo vaak aangegeven “dat het niet te doen is”. Luisteren ze dan niet? Kennelijk is het antwoord voor hen niet zo duidelijk als het voor jou is.

Alhoewel, heb je eigenlijk zelf wel scherp waar je zoal mee bezig bent, vandaag, deze week, deze maand?

Of denk je regelmatig:

“Wat heb ik nou eigenlijk de hele dag gedaan?”

“Hoe komt het dat ik ’s-avonds uitgeput op de bank lig en nergens meer puf voor heb?”

Wat zijn jouw 1001 dingen?

“Ik heb het heel druk met m’n werk” zullen de meeste mensen antwoorden.

En waarmee ben je dan zo druk? Je noemt uit je hoofd een aantal dingen op en realiseert je dat je van die paar dingen nooit zo moe kunt zijn. Wat heb je dan nog méér gedaan?

Je kijkt in je agenda en ziet een paar vergaderingen staan. Maar je ziet ook grote lege stukken in je agenda. Wat heb je dan in die tijd gedaan? Getelefoneerd? Met wie dan en waarover? E-mails beantwoord? Ja, dat in ieder geval, meer dan je lief is. Maar ben je daar echt zo druk mee? En was het echt allemaal zo belangrijk? Voor jou dan.

Zo gaat het bij veel professionals. Onze dagen vullen zich met 1001 dingen die we proberen zo goed mogelijk te doen. Zonder ons af te vragen of al die dingen wel bij onze rol horen. En of ze wel zo belangrijk zijn. En of ze inderdaad vandaag nog gedaan moeten worden.

Nog lastiger wordt het als je jezelf de vraag stelt of die 1001 dingen wel tot de kerntaken horen waar je voor aangenomen bent. En in welke mate ze bijdragen aan de doelstellingen die je met jezelf of met je omgeving hebt afgesproken.

Jij kiest

Zolang je hier voor jezelf geen duidelijkheid in creëert, blijf je ’s-avonds doodmoe op de bank liggen en blijf je gestrest en ongelukkig. Als JIJ daar verandering in wilt, dan zul JIJ wat moeten doen. Of berusten in je lot en gaan waar de wind je heen waait.

In 7 stappen alles op een rijtje

Hoe maak je inzichtelijk waar je zo druk mee bent? Hoe concreter hoe beter.

1. Schrijf op wat je kerntaken zijn en welke resultaten daarbij verwacht worden. Je kerntaken vind je in de omschrijving van je rol of in je functieprofiel. Bij de meeste rollen gaat het om 6 à 7 kerntaken. Zijn sommige kerntaken onduidelijk? Bespreek dit.
   xx
2. Is het duidelijk welke resultaten van je verwacht worden? Wat is er afgesproken? En wanneer moet je deze resultaten leveren? Zijn er geen resultaten afgesproken, waar word je dán op afgerekend? Bespreek dit.
   xx
3. Maak dan een compleet overzicht van wat er allemaal op jouw bord ligt in de komende 3 à 4 maanden. Haal die informatie uit je agenda, je actielijst(en), je Inbox, notulen van vergaderingen enzovoorts. En doe een brain dump van wat je aan to-do’s in je geheugen meedraagt en nog niet hebt genoteerd. Maak een inschatting van de tijd die al deze acties je kosten. Let op, als er taken bij staan die niet bij jouw rol horen, markeer die om te bespreken.
   xx
4. Laat eens goed op je inwerken wat je allemaal hebt opgeschreven. Geen wonder dat je ’s-avonds zo moe bent. Besluit of je op de oude voet door wil gaan, of dat je de regie terug pakt.Wil je alles bij het oude laten, dan kun je nu stoppen. Ben je het zat en wil je het anders, ga dan verder met stap 5.
   xx
5. Breng iedere activiteit onder bij één van je kerntaken. Beoordeel of alle taken wel echt bij jouw rol passen. Ligt er teveel op je bord? Maak dan keuzes, bepaal de prioriteiten en draag over waar mogelijk.
   xx
6. Plan de grote taken (1/2 uur en meer) in je agenda en zet de kleine taken op je takenlijst en geef ze een deadline. Nu zie je heel snel waar je nog wel ruimte hebt en waar niet.
   xx
7. Stamp je agenda niet barstensvol, maar plan iedere dag minstens 1,5 niets: voor zaken die langer duren of onverwachte zaken waar je echt onmiddellijk op moet reageren.xx

Werk je (te) hard en wil je meer tijd voor jezelf?

Vraag informatie aan over onze in-company time management trainingen.

Je kunt ons natuurlijk ook bellen: 06 – 16.37.00.77. We geven je graag advies.